Uusi ilmoittajansuojelulaki velvoittaa organisaatioita ottamaan käyttöön whistleblowing- eli väärinkäytöksiä välittävän ilmoituskanavan. Linkki kanavaan täytyy sijoittaa organisaation ulkoisille verkkosivuille, jotta se on kaikkien relevanttien kohderyhmien helposti löydettävissä. Karhu Helsingin leipälajina on yritysten ja isompien organisaatioiden verkkosivut, ja sen vuoksi aihe koskettaa myös meitä ja asiakkaitamme. Tässä blogikirjoituksessa tarjoamme vinkkejä siihen, mihin whistleblowing-linkki kannattaa sivustolla sijoittaa ja miksi.
Mistä on kyse?
Oikeusministeriö on yhdessä työ- ja elinkeinoministeriön kanssa valmistelut ilmoittajansuojelulain, jolla pannaan täytäntöön Euroopan unionin ilmoittajansuojeludirektiivi. Ilmoittajansuojelulaki astui Suomessa voimaan 1.1.2023. Sen tavoitteena on suojella henkilöitä, jotka ilmoittavat lainsäädännön rikkomisesta. Ilmoitus väärinkäytöksestä tulee voida tehdä turvallisesti ja siten, että ilmoittajan henkilöllisyys on suojattu.
Lain mukaan säännöllisesti vähintään 50 henkilöä työllistävien organisaatioiden on perustettava sisäinen ilmoituskanava. Alle 50 henkilöä työllistäviä yrityksiä ja organisaatioita vaatimus ei koske.
Syksyllä 2019 voimaan tullut EU-direktiivi velvoittaa kaikkia 50 henkeä tai enemmän työllistäviä organisaatioita ottamaan käyttöön whistleblowing- eli ilmoituskanavan. Kanavan kautta on mahdollista tehdä ilmoituksia havaitsemistaan väärinkäytöksistä ja epäkohdista organisaatiossa. Samaa kanavaa pitkin organisaatio ilmoittaa myös suoritetuista toimenpiteistä ilmoituksen tekijälle.
Väärinkäytöksestä ilmoittaneelle on toimitettava vastaanottokuittaus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Kolmen kuukauden kuluessa tästä on ilmoittajalle toimitettava tieto ilmoituksen perusteella toteutettavista toimenpiteistä.
Aikataulu
Ilmoituskanava on otettava käyttöön viimeistään 31.3.2023, jos yritys työllistää vähintään 250 henkilöä, tai viimeistään 17.12.2023 jos yritys työllistää 50-250 henkilöä.
Millainen toteutus?
Whistleblowia koskevan direktiivin tavoitteena on ilmoittajien suojeleminen työnantajan vastatoimilta tai muunlaiselta häirinnältä. Suojelu kattaa niin yksityisellä kuin julkisella puolella työskentelevät henkilöt, ja se koskee työsuhteessa olevia, mutta myös työnhakijoita, aikaisempia työntekijöitä, harjoittelijoita ja vapaaehtoisia sekä myös alihankkijoita ja esimerkiksi sijoittajia. Soveltamisala on siten laaja ja ilmoittaminen on mahdollistettava myös ulkopuolisille. Itse whistleblower-direktiivi ei ota kantaa siihen, miten whistleblowing-kanava toteutetaan.
Tämän vuoksi yrityksen omat intranetsivut, tavanomaiset lomakkeet verkkosivuilla tai sähköpostiviestit eivät riitä. Ilmoittajan identiteetti on pidettävä salassa, eivätkä sähköposti tai intranet täytä tätä vaatimusta, sillä esimerkiksi yrityksen IT-osastolla tai verkkosivujen ylläpitäjällä voi olla pääsy näihin tietoihin.
Toisaalta direktiivi velvoittaa vuorovaikutukseen ilmoittajan kanssa, mikä tarkoittaa sitä, että ilmoittajan identiteetin suojelusta huolimatta on mahdollistettava ilmoitukseen vastaaminen. Edellä mainitut syyt tarkoittavat käytännössä sitä, että whistleblow-kanava on paras toteuttaa käyttäen siihen räätälöityä palvelua, sillä muulla tavoin toteutettuna se ei ole välttämättä riittävän luotettava eikä varmastikaan taloudellisesti kannattava. Osaava kumppani pystyy myös auttamaan työkalun käyttöönotossa koko organisaation tasolla sekä opastamaan tietosuojadokumenttien muokkaamisessa.
Mihin whistleblow-linkki kannattaa verkkosivuilla sijoittaa?
Whistleblowing-palvelun linkin täytyy löytyä organisaation ulkoisilta verkkosivuilta, jotta kaikilla sidosryhmillä on käytännössä mahdollisuus löytää se. Mutta mihin linkki kannattaa sijoittaa?
Footer
Luontevinta ja helpointa on lisätä whistleblow-linkki footeriin. Oikeastaan näin on syytä tehdä, vaikka whistleblow-kanavan laajempi kuvaus löytyisi myös sivuston toisesta osiosta. Syynä tähän on se, että whistleblowing-kanavan kaltaiset linkit, joille ei ole selkeää omaa paikkaa navigaatiossa, sijoitetaan usein footeriin.
Ota yhteyttä -osio
Whistleblow-kanava antaa sidosryhmille, asiakkaille ja yrityksen omille työntekijöille mahdollisuuden ottaa luottamuksellisesti yhteyttä yritykseen. Tämän vuoksi toinen hyvä vaihtoehto whistleblow-linkin sijainnille on Ota yhteyttä -osiossa, erityisesti, jos kyseinen osio pitää sisällään useita yhteydenottotapoja – esimerkiksi myynnin, jälleenmyyjien, eri osastojen ja asiakaspalvelun yhteystietoja. Tällöin se voi olla omana sivunaan tai yhtenä kohtana organisaation yhteystietoluettelossa, riippuen toteutuksesta.
Ota yhteyttä -osio on siitä hyvä, että toisin kuin footerissa, yhteystiedot-sivulla on mahdollista kertoa tarkemmin, mistä on kyse, ja opastaa sivuston vierailijoita työkalun käyttöön. Samassa yhteydessä voi kertoa myös siitä, millä tavalla tietoja hallinnoidaan ja hyödynnetään ja sitoa whistleblowing-ilmoituskanavan kautta kerätyt tiedot yrityksen johtamiskäytäntöihin ja vastuullisuusteemoihin. Useissa tapauksissa kyse on arkaluontoisista tiedoista, ja pienen introtekstin tehtävänä on vakuuttaa ilmoittaja siitä, ettei tietoja käytetä väärin ja niihin suhtaudutaan asianmukaisella vakavuudella. Introtekstin jälkeen tulee linkki palveluun.
Vastuullisuusosio
Vai olisiko sittenkin niin, että whistleblowing-sisällöt kuuluvat vastuullisuusteeman alle? Useat yritykset sijoittavat eettisen kanavan linkin juurikin vastuullisuusosioon. Tämä on hyvä ratkaisu siinä mielessä, että se viestii selkeästi siitä, että whistleblowing-kanava otetaan vakavasti, osana vastuullisuuteen liittyviä toimenpiteitä. Huono puoli on ilmeinen: yksittäinen käyttäjä ei osaa etsiä kyseistä työkalua vastuullisuusosiosta, jonka rakenne vieläpä vaihtelee suuresti yrityksestä riippuen.
Whistleblowing-kanava liittyy eittämättä yrityksen vastuullisuuteen. Jos whistleblowing otetaan yrityksen verkkosivuilla osaksi vastuullisuusviestintää ja liitetään siitä kertova osuus kyseiseen osioon, suosittelemme lämpimästi lisäämään linkin myös footeriin.
Lopuksi
Huukkuuko yritys ilmoituksiin, jos whistleblow-linkki sijoitetaan näkyvälle paikalle tai ylipäätään yrityksen verkkosivuille? Karhu Helsingillä ei ole kerättynä tähän liittyvää tilastoa, mutta First Whistle -työkalua tarjoava Juuriharja kirjoittaa blogissaan näin:
”Ilmoitusten määrässä on organisaatio- ja toimialakohtaista vaihtelua jonkin verran, mutta keskimäärin ilmoituksia tulee vuodessa noin 1 ilmoitus / 500 henkeä kohti. Eli jos organisaatiossa on 5 000 työntekijää, ilmoituksia tulee n. 10 kappaletta vuodessa, tai alle yksi ilmoitus kuukaudessa.”
Whistleblowing on yrityksen sisäinen ilmoituskanava. Ulkoisesta tai julkisesta viestinnästä voidaan puhua silloin kun asia siirretään viranomaisten tai median käsiteltäväksi. Viimeksi mainittuja tapauksia säätelevät erilaiset käytänteet. Myös Whistleblowing-ilmoitusten käsittelyä varten yrityksen on syytä luoda asianmukaiset prosessit: ilmoitusten vastaanottamisesta vastaavat henkilöt on nimettävä ja tarvittaessa tarjottava heille koulutusta. Omille työntekijöille on aiheellista kertoa kanavan tarkoituksesta ja sitä käyttävistä kohderyhmistä, mutta myös itse työkalun käytöstä, sillä mitä suuremmassa määrin se koskee juuri työntekijöitä. Työntekijöitä on muistutettava velvollisuuksistaan eli siitä, että suojan edellytyksenä on, että väärinkäytöksestä ilmoittavalla henkilöllä on perusteltu syy uskoa, että ilmoitetut tiedot pitävät paikkansa. Väärinkäytös tulee yksilöidä, eikä pelkkä olettamus oikeuta suojaan.
Whistleblowing-käytäntöjä ei ole syytä monimutkaistaa tarpeettoman paljon. Kyse on viime kädessä hyvin yksinkertaisesta asiasta. Organisaation sisällä on syytä keskustella siitä, millaisissa tapauksissa käytetään anonyymia whistleblowing-kanavaa ja mitkä kanavat soveltuvat paremmin muunlaisten ristiriitatilanteiden hoitoon.
