Miten verkkosivustoprojektin hinnoittelumalli vaikuttaa suunnittelun joustavuuteen?
Harva tulee ajatelleeksi, että verkkosivustoprojektin hinnoittelumalli on yksi oleellisimmista tekijöistä sujuvalle yhteistyölle projektin aikana. Pelkkä tarjouksen viimeisen hintarivin tuijottaminen ei riitä, ellei huomioida, mitä hinta tarkoittaa tai sisältää. Erilaiset hinnoittelumallit voivat myös tehdä tarjousten vertailusta haastavaa.
Millaisia vaihtoehtoja projektin hinnoittelumallille on, ja miten ne vaikuttavat erityisesti suunnitteluvaiheen päätöksentekoon?
Kiinteä hinta
Kiinteähintainen malli tarjoaa kustannusvarmuuden sekä toimittajalle että asiakkaalle. Hinta sovitaan etukäteen ja pysyy samana projektin loppuun asti, mikä tekee budjetoinnista ennakoitavaa ja vähentää epävarmuutta. Kiinteä hinta pohjataan vaatimusmäärittelyyn, jossa määritellään projektin tavoitteet, laajuus ja sisältö yksityiskohtaisesti. Tämä varmistaa, että molemmat osapuolet ovat tekemässä samaa projektia ja ymmärtävät, mitä projekti ja sen hinta sisältää.
Koska perusteellinen vaatimusmäärittely on harvoin täysin mahdollista, kiinteään hintaan sisällytetään usein myös kustannusarvioita, jotka laskutetaan toteutuneen työmäärän mukaan. Tämä menettely on tyypillinen esimerkiksi integraatioissa, joissa integroitavan palvelun tarkat ominaisuudet eivät ole ennakkoon tiedossa.
Kiinteän hinnan vaikutus suunnittelun joustavuuteen
Vaikka hinta olisi sovittu alun perin kiinteäksi, on tärkeää käydä keskustelua budjetin rajoista. Jos budjetti sallii, toimittaja voi ehdottaa vaihtoehtoisia toteutustapoja ja arvioida, onko vaatimusmäärittelyssä huomioitu kaikki oleelliset seikat. Todellisuudessa hinta voi yhdessä sopien muuttua, mikä lisää projektin joustavuutta.
Jos hinnan täytyy pysyä kiinteänä, on sekin tärkeä kertoa toimittajalle. Kiinteä hinta on sidoksissa projektin sovittuun laajuuteen ja rajoittaa suunnittelua sen mukaisesti. Tällöin vaatimusmäärittelyn ulkopuolelle jääneitä asioita ei suunnitella. Jos vaatimusmäärittely on tehty kattavasti, ei tämän pitäisi olla ongelma. Haasteet ilmenevät, jos projektin laajuus on alun perin epäselvä tai vaatimusmäärittely on puutteellinen.
Kustannusarvio+toteumahinnoittelu sekä ns. avoin piikki
Toteumaperusteinen hinnoittelu, tunnetaan myös tuntiperusteisena tai ”tunti tunnista” -mallina, tarkoittaa, että kaikki työtunnit laskutetaan sovitulla tuntihinnalla. Tämä malli voidaan jakaa kahteen lähestymistapaan: kustannusarvio ja avoin piikki.
Kustannusarvio tarkoittaa, että toimittaja antaa kustannusarvion, joka ei kuitenkaan sido. Jatkokehityksessä, kun luottamus on olemassa ja projektit pienempiä, on kustannusarvio tyypillisesti toimiva ja mukavan kevyt malli. Kokonaisessa verkkosivustouudistuksessa kiusaus räikeään kustannusten aliarviointiin joko tahallaan tai vahingossa on nähdäksemme niin suuri, ettei mallia voida suositella niihin. Riski pettymyksille ja ristiriidoille on kustannusarvion ylittyessä suuri.
Työtunnit voidaan laskuttaa toteuman mukaan myös ilman minkäänlaista kustannusarviota tai -kattoa. Malli soveltuu lähinnä henkilövuokraukseen, jossa toimittajan henkilöstö työskentelee pitkäaikaisesti asiakkaan ohjauksessa. Toki avointa piikkiä voidaan käyttää myös projektiluontoisessa kehityksessä, mikäli budjetilla ei ole lainkaan ylärajaa. Sanomattakin selvää, että näitä rajattomia budjetteja löytyy harvalta.
Toteumahinnoittelun vaikutus suunnittelun joustavuuteen
Mikäli budjetti joustaa, on toteumahinnoittelu kaikista joustavin malli. Mikäli keskustelu suunnitteluvaiheen päätösten kustannusvaikutuksesta on avointa, voi asiakas joustavasti valita projektin laajuuden. Väitämme, että mallissa ei kuitenkaan ole merkittäviä etuja asiakkaalle verrattuna tavoitehintamalliin normaalissa verkkosivustoprojektissa. Toteumahinnalla riski ikäville yllätyksille budjetin ylittyessä on kuitenkin suurempi. Mikäli budjetti on suuri ja projekti hyvin monitahoinen, voi malli tarjota projektin kaipaamaa joustavuutta. Tällöin suosittelemme ketteriä työtapoja kuten Scrum tai kanban.
Karhulla emme juurikaan tee sivustouudistusprojekteja tai niiden suunnitteluvaiheita puhtaalla toteumahinnalla.
Tavoitehinta
Tavoitehintamalli tarjoaa tasapainoa kiinteän hinnan ennustettavuuden ja tuntiperusteisen mallin joustavuuden välillä. Verkkosivustoprojektin hinta-arvio määritellään perustuen vaatimusmäärittelyyn, kuten kiinteähintaisessa projektissa. Tavoitehinta asettaa budjettikehyksen, mutta sopimus tyypillisesti sallii hinnan muuttumisen projektin edetessä, jos vaatimukset muuttuvat. Karhun tavoitehintaisissa projekteissa toteutusvaiheen hinta tarkastetaan suunnittelun valmistuttua.
Lisäksi tavoitehintamallissa on usein toimittajalle kannustin päästä tavoitehintaan. Esimerkiksi niin, että tavoitehinnan alittuessa korvataan osa erotuksesta toimittajalle 50%, ja tuntien ylittyessä tuntihinta laskee 50 %. Ohessa esimerkki, jossa projektin tavoitehinta 10 000 € perustuen 100 h työmääräarvioon ja 100 €/h tuntihintaan
- Toimittaja tekee työn tavoitehinnassa: 100 h * 100 €/h = 10 000 €, kokonaishinta asiakkaalle 10 000 €
- Mikäli toimittaja tekee työn nopeammin, 80 tunnissa: 80 h * 100 h = 8 000 €, erotus -20 h. Toimittajalle korvataan 50 % erotuksesta, 50 % * 20 h * 100 €/h = 1 000 €, kokonaishinta asiakkaalle 9 000 €
- Toimittajalla menee arvioitua pidempään, 120 h: 100 h * 100 €/h = 10 000 €. Erotus +20 h. Toimittaja tekee yli menevän osan 50 % tuntihinnalla, 20 h * 100 €/h * 50 % = 1 000 €, kokonaishinta asiakkaalle 11 000 €.
Tavoitehintamallin vaikutus suunnittelun joustavuuteen
Tavoitehintamalli tuo joustavuutta, mikäli se voidaan päivittää suunnitteluvaiheen valmistuessa. Tällöin voidaan suunnitella kokonaisuus, joka vastaa asiakkaan vaatimuksia mahdollisimman kattavasti. Vaikka lopullisen päätöksen projektin laajuudesta ja mahdollisista muutoksista tavoitehintaan tekee asiakas, toimiakseen tavoitehintamalli edellyttää, että sekä toimittaja että asiakas sitoutuvat avoimeen kommunikaatioon budjetista ja sen rajoista.
Suosimme tavoitehintamallia erityisesti suuremmissa projekteissa sekä projekteissa, joissa vaatimusmäärittely on karkea ja vaatii tarkennusta. Mikäli budjetti ei ole kiveen hakattu, tavoitehinta mahdollistaa vaatimusmäärittelystä poikkeamisen silloin kun sille nähdään perusteet.
Mikä hinnoittelumalli on paras verkkosivustoprojektiin?
Mikäli vaatimusmäärittely on täydellinen, tarjoaa kiinteä hinta parhaan taloudellisen varmuuden asiakkaan näkökulmasta. Se, mikä on teille päivänselvää, ei kuitenkaan välttämättä sitä ole toimittajalle. Kiinteä hinta on aina toimittajalle riski, ja voi karsia tarjoajia tai nostaa hintoja riskiä kompensoidakseen.
Projektin aikana päivittyvä tavoitehinta tarjoaa taloudellista turvaa, mutta myös joustavuutta. Mikäli budjetissa on joustovaraa, siirtää tavoitehinta jouston osaksi projektia.
Riippumatta mallista, tärkeintä on avoin keskustelu ja rehellisyys jo tarjouspyyntövaiheessa. Projektin budjetin ollessa kiinteä, on tärkeää kertoa siitä tarjouspyynnössä ja pyytää kiinteähintaisia tarjouksia tai vaatia kattohinta tavoitehintamalliin. Ellei vaatimusmäärittely ole täydellinen tai budjetti joustamaton, suosituksemme on yleensä tavoitehintamalli.
Karhulla teemme verkkosivustoprojekteja sekä tavoitehintamallilla, että kiinteällä hinnalla. Olemme mielellämme apunanne miettimässä jo tarjouspyyntöä tehdessänne, miten projekti kannattaisi hinnoitella, ja mitkä eri vaihtoehtojen hyvät ja huonot puolet ovat.
Juteltaisiinko hinnoittelusta tai yleisesti tulevasta projektistanne?
Atte Mäkinen asiakkuusjohtaja atte.makinen@karhuhelsinki.fi 050 543 7697
