Maailmassa riittää roskapostia ja olemme kaikki saaneet siitä osamme. Mutta miksi roskaposteihin päätyy myös sähköposteja, jotka eivät sinne kuulu? Tai miksi jotkut viestit jäävät kokonaan tulematta? On aika kurkata konepellin alle ja selvittää, miksi sähköposti päätyy roskaposteihin.
Suodattimet sähköpostin portinvartijana
Kun saat uuden sähköpostin, on se ehtinyt kulkea aikamoisen mankelin läpi sähköpostipalvelusi uumenissa. Jokaisella sähköpostipalvelulla on omat algoritminsa, suodattimensa ja tarkistuksensa, jotka tekevät viimeisen lajittelun sähköpostiviestin loppuosoitteesta. Viesti voi saapua normaalisti oikeaan kansioon, mutta se voi myös mennä roskaposteihin tai jäädä karanteeniin. Sähköposti voidaan myös kokonaan hylätä, eli se ei saavu ollenkaan. Monimutkaiset algoritmit ja asetukset vaihtelevat eri sähköpostipalveluiden välillä, joten sähköpostien perillemeno vaihtelee palvelusta riippuen.
Suodattimien tehtävänä on pitää postilaatikot puhtaina roskapostista ja vastaanottaa vain sellaista sähköpostia, jota haluamme saada. Kamppailu roskapostia vastaan vain kiihtyy ja siksi suodattimia tiukennetaan jatkuvasti. Gmail ja Yahoon sähköpostipalvelut ovat tiukentaneet kriteereitään sähköpostiviestin vastaanottamisessa helmikuussa 2024.
Joissakin sähköpostipalveluissa, yleensä työsähköposteissa, viestien yläosaan on viime aikoina enenevässä määrin lisätty vastaanottavassa päässä ilmoituksia kuten ”Et usein saa sähköpostia lähettäjältä maija@meikalainen.fi” ja ”Tämä sähköposti on peräisin organisaation ulkopuolelta. Älä napsauta linkkejä tai avaa liitteitä, ellet tunnista lähettäjää ja tiedä, että sisältö on turvallista”. Nyt myös meille ihmisille on annettu haavi käteen, jotta suodattimista mahdolliset läpi päässeet haitalliset viestit pysähtyvät viimeistään viestiä lukiessa.
Mikä kaikki sähköpostiviestissä sitten tarttuu suodattimeen? Lyhyesti tiivistettynä: kaikki mikä viittaa roskapostiin tai epäluotettavaan lähettäjään.
Roskapostisisällön tunnusmerkit
Saapuvien sähköpostien sisältö syynätään sisältötarkastuksessa ja punaisia lippuja nousee seuraavista elementeistä:
- aktiivisesti käytetyt linkkienlyhennyspalvelut tai liian monta linkkiä
- ISOILLA KIRJAIMILLA KIRJOITETTU TEKSTI
- mainostekstimäiset viestit
- kuvat ja liitteet.
Yllä listatut asiat ovat roskapostittajien tunnusmerkkejä ja sen vuoksi niitä sisältävät viestit merkitään herkemmin roskaposteiksi. Oikeinkirjoituksella ja muuten asiallisella kielenkäytöllä lähtevä sähköposti on helppo tehdä turvalliseksi. Kuvien ja liitteiden lähettäminen onnistuu pilvipalveluiden, kuten Sharepointin tai Google Driven, kautta.
Massaviestinnän vaarat
Massaviestintä on tehokasta, sillä viestin saa sadoille ja tuhansille vastaanottajille yhdellä kertaa. Massaviestintä onkin juuri tästä syystä spämmääjien suosiossa ja kuten juuri opimme, spämmääjien tunnusmerkeistä tulisi pysyä kaukana.
Suurelle vastaanottajajoukolle lähetetty viesti herättää roskapostisuodattimien huomion ja massaviestinnän myötä on vaarana saada roskapostittajan maine. Massa-asiakasviestintä on aiheuttanut ongelmia Helsingin kaupungille, sillä hel.fi-päätteiset sähköpostiosoitteet on massaviestinnän vuoksi tulkittu roskapostiksi, eikä päiväkodeista lähetettyjä sähköposteja saada sen vuoksi perille Gmail-osoitteisiin. Isomman kaavan massaviestintää varten onkin hyvä olla oma sähköpostipalvelunsa, jotta massaviestit eivät tahraa muuta sähköpostiliikennettä. Roskapostisuodattimet usein aktivoituvat massaviestissä myös käyttämättömiksi ja roskapostiosoitteiksi tunnistetuista vastaanottajista.
Tekniikka ja maine kuntoon
Sähköpostien takana on todella paljon tekniikkaa ja myös se puoli myllätään tarkistuksessa. Domainiin liitetyt SPF, DKIM ja DMARC auttavat tekemään lähettävästä tahosta luotettavamman. Lue lisää blogistamme, miten SPF, DKIM ja DMARC auttavat sähköpostien perillemenossa. Viestien luotettavuutta tarkastellaan myös lähettävän osoitteen perusteella. Info, myynti, sales, no-reply -alkuiset tai -loppuiset sähköpostiosoitteet voidaan tulkita suodattimista riippuen roskapostiksi.
Sähköpostipalvelimet seuraavat lähettävien IP-osoitteiden mainetta. Roskapostittamiseen viittaavalla toiminnalla, kuten juuri spämmisisällöllä, massaviestinnällä tai puutteellisilla domainasetuksilla, IP-osoite saattaa päätyä mustalle listalle ja tällöin kaikki samasta IP-osoitteesta lähtevät sähköpostit saavat roskapostin leiman.
Lähettävän tahon puolelta tekniset asiat ja maine ovat siis tärkeässä osassa. Sähköpostimaailman salonkikelpoisuutensa saa näppärästi tarkistettua Mail-tester-palvelussa, joka kertoo muun muassa SPF:n, DKIM:n ja DMARC:n tilanteen ja huomauttaa, mitä muuta korjattavaa lähtevässä sähköpostissa mahdollisesti on.
Mä lähetän, sä vastaanotat
Sähköpostin matka ei ole olekaan siis vain yksi viuhahdus, vaan suurempi labyrintti. Niin lähettäjällä kuin vastaanottajalla on osansa sähköpostin saapumisessa oikeaan paikkaan. Lähettäjän tulee varmistaa puhtaat paperit, kun taas vastaanottavassa päässä roskapostisuodattimet on hyvä olla kunnossa, mutta ei kuitenkaan liian tiheällä täikampa-asetuksella.
