Intranetin tarkoituksena on tukea yrityksen sisäistä viestintää sekä helpottaa tiedonhakua. Ennen intranet-projektin aloittamista on kuitenkin hyvä pohtia, minkälainen intranet palvelee yrityksen henkilöstöä parhaiten ja mihin osioihin on erityisen tärkeä kiinnittää huomiota.
Hyvin toteutettuna intranet voi piristää yrityksen kulttuuria, luoda innostavaa ilmapiiriä ja vähentää muiden viestintäkanavien ylimääräistä käyttöä. Sisäisesti jaettavaa informaatiota ja dataa voi yrityksellä olla kuitenkin valtavat määrät, jolloin riskinä on, että intranetistä kehkeytyy ilmoitusten ja tiedostojen sekametelisoppa. Intranetin tärkeimpiä piirteitä onkin sen selkeä rakenne, jonka lisäksi myös hakutoiminnolla, kiinnostavalla sisällöllä sekä yrityksen brändiä myötäilevällä ulkoasulla on merkittävä vaikutus intran käytön miellyttävyyteen.
Alla vinkkejä kuinka rakentaa intranet, jonka käyttö on sekä tehokasta että mieluisaa.
Intranetin tarvekartoitus
Ennen intranet-projektin aloittamista on tarpeen tehdä kartoitus siitä, kuinka laajalle intranetille yrityksellä on tarve ja minkä tyyppinen intranet sopii parhaiten sen tarpeisiin. Olisiko Sharepoint-intranet riittävä vai onko yrityksellä tarve laajemmalle kokonaisuudelle? Halutaanko intranetistä käyttäjälle personoitu vai palvelisiko esimerkiksi hakutoiminnollisuuteen keskittyvä intranet henkilöstöä paremmin?
Vinkki: Haastattele kollegoita, laadi kyselytutkimus tai laajemmissa intra-kokonaisuuksissa järjestä työpaja ideoiden pallottelua ja tarvekartoitusta varten.
Suunnittele intranetin rakenne
Intranetin rakenteella on merkittävä rooli niin hakutoiminnon kuin sisällönkin tukemisessa. Valikot, tiedostot ja sivut on hyvä nimetä mahdollisimman loogisesti, jotta käyttäjät löytävät tarvitsemansa tiedot jouhevasti. Intranetin rakennetta suunnitellessa on tärkeä ottaa huomioon, palveleeko rakenne yrityksen organisaatiorakennetta sekä sen kaikkia käyttäjiä, niin kokeneita konkareita kuin uusiakin tekijöitä.
Rakennetta suunnitellessa on hyvä pitää mielessä kolmen klikkauksen sääntö, jonka mukaan kaikki tieto olisi hyvä olla löydettävissä intranetistä maksimissaan kolmen klikkauksen päästä.
Toimiva hakutoiminnallisuus
Hakutoiminnallisuus on usein yksi intranetin käytetyimpiä toiminnallisuuksia. Hakutoiminnolla on tehostava vaikutus intran käytössä, sillä sen avulla käyttäjät säästyvät ylimääräiseltä navigoinnilta sivustolla ja löytävät tarvittavat tiedot hakutulosten avulla. Hakutoiminnon avulla voi myös kätevästi tarkistaa, onko sivustolla tuplasisältöjä.
Huolehdi, että intranetin sisältö on monipuolista
Intranetin sisältökokonaisuus on hyvä olla yhdistelmä informatiivista ja kevyttä sisältöä. Intrasta on tarpeen löytyä tärkeimmät työkalut ja tiedostot sekä yrityksen käsikirja, koulutukset ja tutorialit. Nämä voidaan luokitella intran informatiivisiin ja asiapitoisempiin sisältöihin. Kevyttä sisältöä intranetissä voi taas esimerkiksi olla:
- Viikon lounaslista – Mikäli yrityksen toimipaikassa on lounasravintola, lounaslistan haku on mahdollisesti yksi eniten haetuimpia asioita intranetissä.
- Yrityksen missio, maininta yrityksen palkinnoista tai inspiroivia lainauksia – Hyviä keinoja luoda motivoivaa ja innostavaa ilmapiiriä.
- Työntekijäesittelyt – Intranet on oiva alusta työntekijöiden esittelyyn. Uusia työntekijöitä voi aktivoida intranetin sisällöntuotantoon pyytämällä heitä lisäämään itsestään esittelyn intranetiin.
- Yrityksen tapahtumakalenteri – Intraan voidaan lisätä myös tapahtumakalenteri, josta löytyy kaikki tapahtumat virkistyjäisistä yrityksen muihin merkittäviin päivämääriin.
Uusin sisältö (esim. uutiset, ohjeistukset ja some-päivitykset) kannattaa lisätä intranetin etusivulle, jotta ne saavuttavat yrityksen henkilöstön reaaliaikaisesti. On hyvä kuitenkin pitää mielessä, että etusivua ei kannata ahtaa täyteen sisältöä vaan pitää se sisällön määrältään mahdollisimman maltillisena.
Myös Q&A-osiosta voi olla tehokkuuden ja selkeyden kannalta erityistä hyötyä intranetin käytössä. Käyttäjien aika säästyy merkittävästi, kun useimmiten askarruttavat kysymykset ja niiden vastaukset löytyvät kätevästi intrasta.
Intranetin visuaalisuus ja ulkoasu
Intran ulkoasun on tärkeää olla miellyttävä ja selväpiirteinen myötäillen yrityksen brändiä sen värimaailmaltaan ja typografialtaan. Intranetin responsiivisuuteen on myös tarpeen kiinnittää erityistä huomiota, jotta sen käyttö on sujuvaa eri laitteilla.
Vinkki: Intranetin ulkoasuun voi tuoda sesonkiaikaan vaihtelua kauteen sopivalla väriteemalla tai kuvituksella.
Kolmen klikkauksen sääntö – Kaikki tieto intranetissä on hyvä olla löydettävissä maksimissaan kolmen klikkauksen päästä.
Intranet-projektin muistilista
Intranet-projektin starttaaminen voi tuntua joskus pelottavalta yrityksen lukemattomine tiedostoineen ja valtavine sisältömäärineen. Pääset kuitenkin erinomaisesti alkuun määrittelemällä seuraavat asiat projektin alkuvaiheilla:
- Kartoita minkä laajuinen intranet palvelee yrityksen henkilöstöä parhaiten. Pyydä kollegojasi jakamaan ajatuksia kanssasi.
- Suunnittele rakenne, joka sopii yrityksen tarpeisiin. Sisällytä tärkeimmät osiot intranetin päävalikkoon.
- Varmista, että hakutoiminnallisuus on helposti löydettävissä ja se toimii moitteetta.
- Lisää intraan informatiivista sisältöä tarjoamaan yritystä koskevaa hyödyllistä tietoa henkilöstölle sekä kevyttä sisältöä luomaan innostavaa ja eloisaa ilmapiiriä.
- Suunnittele intranetin visuaalisuus mielekkääksi ja yrityksen brändiä myötäileväksi.
Erinomainen tapa hyödyntää intranetiä myös yhteisöllisyyden nostattamiseen on kannustaa henkilöstöä julkaisemaan sisältöä intranetissä. Tällaista sisältöä voivat olla esimerkiksi erilaiset blogikirjoitukset tai vaikkapa kuvat, joihin muilla on mahdollista reagoida kommenttien ja tykkäyksien muodossa.
On hyvä muistaa, että samaan tapaan kuin julkistakin verkkosivustoa myös intraa on tarpeen kehittää aika-ajoin. Tämä onnistuu esimerkiksi palautekyselyjen laatimisella ja erilaisten verkkosivutrendien seuraamisella. Yrityksen laajentuessa on tärkeää myös huomioida intranetissä mahdollisesti tarpeen tehtävät muutokset.
