Saitko kopin verkkosivuston ylläpidosta? Onko hieman epävarma olo siitä, mitä kaikkea siinä on tärkeä huomioida? Anna minun auttaa, ja jatka lukemista!
Olen ollut osa Huolenpidon tiimiä viimeiset neljä vuotta. Niiden aikana on tullua seurattua useiden kymmenien verkkosivustojen elämää ja myös osallistuttua niiden ylläpitoon mm. sisällönsyötön ja kaikenlaisen muun tuen muodossa. Vaikka vastuullani ei ole mitään yksittäistä sivustokokonaisuutta, monenlaisia verkkosivustojen päivittämistä ja ylläpitoa helpottavia toimintamalleja tulee poimittua mielen sopukoihin, ja ajattelin hyödyntää blogivuoroni niiden esille tuomiseen. Alkuun nostan esille enemmän yleisemmän tason vinkkejä ja huomioitavaa, ja myöhemmin tekstissä olen listannut käytännön vinkkejä ja toimintatapoja. Toivottavasti näistä on hyötyä!
Anna näiden ohjata työtäsi – yleisen tason vinkit
Suunnittele, varaa asioille aikaa ja vältä paniikkia
Ennen kaikkea suosittelen lämpimästi varaamaan mille tahansa työtehtävälle, kuten sille verkkosivuston päivittämiselle, tarpeeksi aikaa. Kiireeltä suojaa suunnitteleminen ennakkoon. Pidä sivuston ylläpidon tukena yrityksesi vuosikelloa lähellä sekä täydennä yksityiskohtaisempaa julkaisukalenteria ennakkoon.
Pidä sivuston sisältö ajantasaisena ja kehitä sitä tarpeen mukaan. Visuaalisen ilmeen päivittämisessä ja suuremman kuvion kehityksessä sinua auttaa sivuston tekninen ylläpitäjä. Seuraa sivuston menestymistä analytiikkatyökalujen avulla ja hyödynnä SEO-asiantuntijoiden tietämystä.
”Ennakoi, tiedota ja varaa aikaa.”
Älä tee asioita stressisolmussa, yltiöväsyneenä taikka multitaskaten – niin ajautuu vain helposti turhiin virheisiin. Voit säästyä kyyneliltä ja kantapään kautta oppimiselta, mistä kokemusta on mm. allekirjoittaneella. Älä kiirehdi turhaan. Älä hutaise mitään nopeasti työpäivän päätteeksi klo 17, vaan tee se mielummin seuraavana aamuna, kun sinulla on paremmin aikaa ja taustavoimia tukemassa yllättävissä ongelmatilanteissa. Jokin yksinkertaiselta tuntuva sisältöpäivitys sivustolla voi suistua raiteiltaan joko inhimillisen virheen, teknisen bugin tai yllättävän toimintalogiikan takia.
Kerro kaikki oleellinen, mitä tunnistat, heti kättelyssä
Jos kaipaat apuja muualta, toinen osapuoli saa nopeammin jutun ytimestä kiinni, kun sisällytät tilannekuvaukseesi linkkejä ao. sivuille, lisätietoja antavia kuvakaappauksia tai näyttötallenteita ja puhut asiasta sillä nimellä, millä se sivustolta löytyy tai keskustelukumppanisi sen tuntee. Kerro myös aikataulutoiveestasi heti alkuun, mikäli asialla on kiire.
Anna muille mahdollisuus ja aikaa tehdä osuutensa hyvin
Toisia tai kolmansia osapuolia vaativiin muutoksiin – kuten palvelimen päässä, sivuston kooditasolla tai integraatioiden eri osapuolien päässä tehtäviin muutoksiin – on hyvä varata aikaa enemmänkin, päivien sijaan puhutaan mieluummin ainakin viikosta. Jos sinulla on ehdoton määräpäivä tiedossa, viesti siitä osallisille heti sen vahvistuttua. Näin yhteistyö sujuu saumattomammin. Jos pohdit, olisiko yhteistyökumppanien hyvä tietää tulevasta kampanjasta, on ennakkovaroitus aina parempi kuin kampanjasta kiireessä viestiminen. Lisäksi jos tiedostat, että sivustolle on oletettavissa kävijäpiikki, ilmoita siitä meille ja/tai palvelimen ylläpitäjälle, jolloin tähän voidaan varautua korottamalla kapasiteettia.
Siis ennakoi, tiedota ja varaa sitä kullanarvoista aikaa, jotta kaikki osapuolet pystyvät tekemään osuutensa mahdollisimman hyvin kerralla purkkiin.
Olemme kaikki vain ihmisiä
Kollegani muistutti vielä minua, että usein verkkosivustojen päävastuullisella pitää kiirettä – työnkuva sisältää usein paljon muutakin kuin ”pelkän” verkkosivuston päivittämisen. Suunnittelemisen ja ennakoimisen tärkeys toki korostuu silloin vielä erityisesti, mutta ymmärrettävästi tämä on vaikea toteuttaa tilanteessa, jossa jo entuudestaan aikaa ja resursseja ei tahdo löytyä kaikelle optimaalisesti. Siksi lopuksi voinkin vielä muistuttaa, että olemme kaikki osapuolet lopulta vain ihmisiä. Väärinymmärryksiä, unohduksia ja virheitä sattuu, ja niihin on suhtauduttava ymmärryksellä.
Varmista ja testaa
Staging-ympäristö tukee ramppikuumessa
Testaa mahdollisuuksien mukaan sivustolle tehtäviä muutoksia etukäteen. Niin Drupalissa kuin WordPressissa testaaminen onnistuu useimpien sivustojen kohdalla staging-ympäristössä, joka tunnetaan WordPressin puolella myös varjona (shadow). Voit myös luoda uuden testisivun ao. sisältötyypillä ja kokeilla siinä esimerkiksi miten pääkuva asettuu, palvelevatko moduulit suunnittelemaasi sisältöä tai mihin kohtaan sopisi tekstinosto. Ennakkoon testaamalla saat varmuuden ja vältyt todennäköisemmin kriisiltä tositilanteessa.
Hyödynnä julkaisematonta sisältöä ja sivujen luonnoksia
Suosittelemme myös luomaan uudet sivut hyvissä ajoin julkaisemattomina/luonnoksina ja täydentämään ne mahdollisimman pitkälle, jotta h-hetkellä ei tarvitse tehdä muuta kuin julkaista uudet sivut. Ah autuutta! Sivujen julkaisu on parempi ajoittaa niin, että esimerkiksi uuden sivusto-osion lanseeraava tiedote ei lähde samalla sivun julkaisusekunnilla, mikäli mahdollista.
Kysy, älä oleta
Jos et testaamisesta huolimatta ole varma jostakin, kysy kollegoilta tai sivuston tekniseltä ylläpidolta (Karhu Huolenpito vilkuttaa täältä!). Joku yleensä tietää aina jotakin, mikä voi olla sysäys oikeaan suuntaan. Jos jokin ominaisuus mietityttää tai toimii tahmaisesti, kannattaa esimerkiksi kollegaan tai sivuston ylläpitäjään olla yhteydessä eikä antaa tilanteen raastaa hermojaan – asialle voi todennäköisesti tehdä jotakin.
Epäselvissä tilanteissa on parempi olla olettamatta mitään vaan suosiolla tarkistaa, miten asia toimii tai mitä toinen osapuoli tarkoittaa. Muka hölmöt kysymykset harvemmin aiheuttavat suurempaa hallaa kuin kysymättä jättäminen.
Tarkastele sivustoa eri näkökulmista
Sivustoa on hyvä tarkastella silloin tällöin anonyymina, eli ei sisäänkirjautuneena – etenkin muutosten jälkeen. Näin näet näkyyhän sisältö kaikille vierailijoille, joille sen on tarkoitus näkyä. Sama pätee myös, jos sivustoa käyttävät eritasoiset käyttäjät – etenkin ongelmatilanteiden selvittelyssä tai opastaessa käyttäjää, jolla on omaa käyttäjärooliasi suppeammat oikeudet, on hyvä katsoa tilannetta hänen näkökulmastaan.
Katso sivustoa myös eri laitteilla! Sivuston sisältö asettuu kovin erilaisesti suurelle näytölle mobiililaitteeseen verrattuna. Sivun pääkuva ei rajaudu aina samalla tavalla. Tekstisisältö, joka näyttää läppärillä sopivan mittaiselta pitkähköine kappaleineen, voi olla mobiilissa luotaantyöntävän pitkä ja ankea tekstipläjäys. Huomaa myös, että selaimienkin välillä voi olla pieniä eroavaisuuksia.
Hyödynnä dokumentaatiota ja luo sitä itse
Jos mietit miten jokin ominaisuus, kuten esim. moduulit, ajastaminen tai integraatio, toimii, kurkkaa dokumentaation puolelle – mitä siellä sanotaan? Myös koulutusmateriaalista voi löytyä vastaus kysymykseen. Yksi johtolanka on vielä tarkistaa, olisiko asiasta käyty sähköpostitse keskustelua jo aiemmin. Vai voisiko teillä olla sisäinen tietopankki, jonne on kerätty oivalluksia?
Palataankin ennakoimisen mahtavuuteen: täydennä ja luo itse dokumentaatiota! Kirjoita prosesseista sisäisiä step by step -ohjeistuksia. Näin myös organisaationne työ helpottuu tilanteissa, joissa uuden ihmisen on hypättävä puikkoihin joko yllättäen tai ihan suunnitellustikin.
On varmempi käyttää sivuston ominaisuuksia siten, miten niitä on ajateltu käytettävän eikä kikkailla. Jos ominaisuus ei jostain syystä palvele, niin sillekin on todennäköisesti mahdollista tehdä kehitystä. Ota siis rohkeasti yhteyttä sivuston tekniseen ylläpitäjään!
Vastuiden jakaantuminen
Verkkosivustoihin liittyy monesti muutakin kuin pelkkä sivuston sisällön ylläpito ja kehittäminen. Alla on pieni yleistetty kooste, miten vastuut usein jakautuvat ainakin meidän ja asiakkaidemme välillä:
- Sivuston sisältö: sivuston omistaja
- Domain ja nimipalveluasiat: sivuston omistaja
- Sertifikaatit: palvelimen ylläpitäjä
- Verkkosivustojen kehitys ja tietoturva: sivuston rakentaja (Karhu Helsinki) yhdessä palvelimen ylläpitäjän kanssa
- Sivustolla olevat integraatiot: toimivuuden seuraaminen on sivuston omistajan vastuulla, ongelmatilanteissa palveluntarjoaja ja/tai sivuston rakentaja selvittävät tilannetta
Vastuiden jakaantumisia on hyvä koittaa pitää mielessä, kun miettii kenen puoleen kääntyy asiansa kanssa. Yleensä kuitenkin kukin taho tunnistaa, mikä kuuluu vähintään omalle tontille ja osaa ohjata oikeaan suuntaan, jos ei asiaa pysty edistämään. Älä pelkää kysyä!
Käytännön vinkkejä – palaa näihin sivustoa ylläpitäessäsi
Tähän asti olen listannut huomionarvoisia asioita melko yleisellä tasolla. Mikäli ne olivat sinulle jo selvää kauraa, loistavaa! Suosittelen kuitenkin vielä tutustumaan alla olevaan listaukseen. Sinne on kerätty yleisempiä ongelmatilanteita, taikka mitä on käytännön tasolla hyvä huomioida sivustoja päivitettäessä.
Pidä silmällä, että sivuston lähettämät sähköpostiviestit tulevat perille ja integraatiot toimivat
Joskus sähköpostiliikenne voi tukkeutua syystä tai toisesta ja jos tärkeät liidit ovat sähköpostilaatikkoon välitettyjen lomakelähetysten varassa, on tämän toimivuutta tärkeä pitää silmällä. Lomakkeen näkökulmasta onnistuneesti tehdyt lomakelähetykset tallentuvat sivustolle, josta on hyvä verrata esimerkiksi vähintään kerran viikossa, ovathan sähköpostiin/liidienkeruujärjestelmään välittyneet viestit ajan tasalla. Drupal-tietoturvapäivitysten yhteydessä testaamme, lähettäähän sivusto sähköpostiviestejä. Sivuston ylläpitäjän on kuitenkin hankala (ellei mahdoton) havaita, saapuvatko viestit lopulliseen määränpäähänsä. Esimerkiksi sähköpostilaatikon ankarampi suodatin ei näy ulospäin. Siksi on tärkeää ja sujuvampaa, että osapuoli, joka pystyy tarkastamaan sähköpostien saapumisen, tekee myös itse säännöllisesti testausta.
Jos huomaat, että jokin Drupaliin tai WordPressiin tallentunut viesti ei ole saapunut vastaanottajan sähköpostiin, on hyvä:
- tarkistaa sähköpostilaatikon roskapostikansio
- varmistaa, etteivät lomakelähetykset jää sähköpostiohjelman filtteriin
- mahdollisuuksien mukaan tarkistaa, toimivatko muut mahdolliset lomakkeet tai salasanan palautusviestien tilaaminen – vastaanotetaanko sivustolta ylipäätään mitään viestejä? Tulevatko ne omaan henk. koht. gmail-sähköpostiin?
- ottaa yhteyttä sivuston ylläpitäjään kertoen yllä kuvatut taustatiedot. Ylläpitäjä voi jatkaa ongelman paikantamista.
Sama pätee myös integraatioiden yhteyksien seuraamiseen – tarkista niitä säännöllisesti. Vaikka joissain tapauksissa niiden seurantaan onkin rakennettu mekanismeja, ei ole pahitteeksi, että oikea ihminen pitää niitä silmällä.
Välimuistin vaikutukset – eikö jokin muutos näy heti?
Jos jokin muutos ei näy heti, on se voinut jäädä joko sivuston taikka selaimen välimuistiin. Aina sivuja/tietoja ei haeta palvelimelta, koska se kuormittaa sivustoa turhaan.
Tilanne, jossa ongelmana sivuston välimuisti: Muutos näkyy sisäänkirjautuneelle, mutta ei ei-sisäänkirjautuneelle
→ Tyhjennä sivuston välimuisti. WordPressissä tämän voi tehdä yläpalkin Purge cache -painikkeella. Drupalissa tämän voi pääsääntöisesti tehdä admin-käyttäjä, mutta joissain tapauksissa myös ns. alemman tason käyttäjä.
Tilanne, jossa ongelmana selaimen välimuisti: Muutos ei näy sisäänkirjautuneelle taikka anonyymille. Tätä voi koittaa myös ylläkuvatussa tilanteessa, jossa muutos ei näy anonyymeille.
→ Kokeile:
- laittaa url-osoitteen perään ”?ihanmitävaansormesituottavatmitäeiaiemminolekäytetty”. Näkyykö muutos nyt?
- katsoa muutoksia selaimen incognito-tilassa
- katsoa toisella selaimella tai laitteella
- tyhjentää selaimen oma välimuisti
- tai kysy joltakulta muulta, näkyvätkö muutokset hänelle.
Mikäli näistä ei ole apuja, niin käänny kollegan tai sivuston teknisen tuen puoleen.
Kierrä Poista-nappi kaukaa
Älä poista mitään, ellet ole täysin varma, ettei sitä tarvita enää. Tämä voi tuntua ajoittain ylimitoitetulta ohjeelta, mutta valitettavan usein käy niin, että päivittäjä poistaa jotakin edelleen tarpeellista sisältöä. On siis turvallisempi suhtautua Poista/delete-painikkeisiin aina jonkintasoisella kunnioituksella. Suosi mielummin sivujen asettamista ei-julkaistuiksi tai luonnoksiksi.
Aikoinaan suositut, mutta sittemmin sisällöltään vanhentuneet sivut ja kokonaisuudet, jotka piilotetaan näkyvistä, on myös hyvä ohjata eteenpäin, jotta sivustovierailijan matka ei tyssää ärsyttävästi puolitiehen, mikäli hän on jostain kätköistä linkin piilotetulle sivulle vielä kaivanut. Osoitteiden uudelleen-/edelleenohjauksia ei voi aina tehdä itse, näissä meidän asiakkaamme voivat kääntyä Huolenpidon puoleen.
Aseta Drupalissa käyttäjät mielummin ”ei aktiivisiksi” poistamisen sijaan – poistamalla käyttäjän varomatta, saatat poistaa sen mukana käyttäjän luoman, hyvin oleellisen sisällön – silloin saattaa tuskastuttaa vähän enemmänkin. WordPressissä voi poistaa käyttäjältä roolin poistamatta koko käyttäjää. Mikäli haluat kuitenkin poistaa käyttäjän, kummassakin sisällönhallintajärjestelmässä kysytään poistamisprosessissa selkeästi, mitä käyttäjän luomalle sisällölle halutaan tehdä. Lue vaihtoehdot tarkkaan ja valitse harkiten.
Drupalissa kun sivu on kerran poistettu, se on poistettu. Jos siirrät WordPressissa sivun roskakoriin vahingossa, palauta se sieltä. Mikäli kuitenkin käy niin, että tärkeää sisältöä poistetaan vahingossa, on toimintasuunnitelmia muutamia:
1. Luo sivu uudestaan. Katso olisiko staging-sivustolla vastaava sivu (tuotanto ja staging eivät aina vastaa täysin toisiaan). Voisiko sivusta olla tallentunut versio internetarkistoon, kuten Wayback Machineen? Niistä voi olla apuja kadonneen sisällön poimimisessa.
2. Suurempien kokonaisuuksien kohdalla on parempi reagoida heti ja ottaa yhteyttä sivuston ja palvelimen ylläpitäjään, jolloin sivuston varmuuskopiossa on todennäköisesti vielä tallessa kadonneet tiedot. Varmuuskopion palauttamisesta tulee erillisiä kustannuksia ja on tärkeä huomioida, että aivan viimeisimmät sivuston muutokset yliajautuvat. Niitä ei heppoisin perustein tehdä.
Sivusto ei hirveästi kuormitu turhasta sisällöstä, mutta toki esimerkiksi testisisältöä ja varmasti vanhentunutta ja tarpeetonta sisältöä voi selkeyden vuoksi poistaa. Pyri tällöin kuitenkin varmistamaan sen tosiaankin olevan poistamisen arvoista ja ettei muualla viitata poistettavaan sisältöön välttyäksesi rikkinäisiltä linkeiltä ja viittauksilta.
Ihmetyttääkö epämääräinen tyhjä tila sivulla?
Jos jollain sivulla on silmiinpistävän iso väli jossain sisällön keskellä, voi olla, että jokin moduuli tai sivupohjan kenttä on lisätty sivulle tai jäänyt ilman sisältöä. Ominaisuus varaa itselleen tyhjänäkin tilan sivulla. Ratkaisu on poistaa tyhjä moduuli tai kenttä sivun muokkausnäkymästä.
Bonusvinkit!
Tarkempia sisällönsyötöllisiä vinkkejä, kuten kuvien optimoimisesta tai tekstin lisäämisestä putsattuna muotoiluista, löytyy aiemmasta blogikirjoituksestani. Suosittelen myös tutustumaan siihen, sieltä löytyy myös linkityksiä muihin hyödyllisiin blogikirjoituksiimme aiheesta.
Loppu hyvin, kaikki hyvin
Monelle nämä lienevät ilmiselviä asioita, ja hyvä niin! Pieni kertaus ei haitanne siltikään. Ennakoiminen ja mahdollisilta mönkäänmenemisiltä varautuminen on itselleni sydämen asia, jonka sanomaa tahdon julistaa pienen blogikirjoitukseni muodossa. Lisäksi minusta on näppärä tuoda esille yleisiä kompastuskiviä, mitä sivustoja päivittäessä voi tulla eteen. Valitettavasti syvemmälle on vaikeampi sukeltaa, sillä sivustokohtaiset erot ovat usein sen verran suuria.
Älä unohda myös, että meiltä saa myös apua! Asiakkaamme voivat kääntyä aina Karhu Huolenpidon puoleen, ja mikäli et ole asiakkaamme ja kaipaisit auttavaa kättä sivustosi ylläpidossa, ole meihin yhteydessä.
