Helppokäyttöinen julkaisujärjestelmä: näin säästät sillä 30 000 euroa – katso miten summaan päästään
Verkkopalveluiden rakentamiseen ja päivittämiseen käytettävät julkaisujärjestelmät kuten Drupal, WordPress, Episerver ja Adobe Experience Manager ovat arkipäiväisiä työkaluja vähänkään suuremmissa suomalaisyrityksissä ja -järjestöissä. Kaksi ensiksi mainittua ovat tärkeimmät työkalut meillä Karhu Helsingissä.
Järjestelmä hankitaan, kun nettisivut tai muu verkkopalvelu uudistetaan – yleensä osana tarjouskilpailua.
Julkaisujärjestelmän helppokäyttöisyys on harvoin keskeinen valintakriteeri. Allekirjoittaneen mielestä sen pitäisi olla. Erot käytettävyydessä aiheuttavat mittavia taloudellisia vaikutuksia.
Lasketaan, kuinka paljon rahaa helppokäyttöinen julkaisujärjestelmä säästää
Otetaan esimerkiksi kuvitteellinen keskikokoinen suomalainen yritys. Heidän verkkopalvelussaan on sähköinen tuoteluettelo, blogi, uutisia, jälleenmyyjien yhteystietoja sekä kevyt verkkokauppa, joka tarjoaa yksinkertaisia vakiotuotteita ja varaosia.
Nettisivujen sisältöä päivittää kolme ihmistä, joista yhdelle se on päätyötä. Keskimäärin heidän työstään aiheutuva suora kustannus yritykselle on 30 eur/tunti.
Tässä tosielämän kokemuksiin perustuvassa ajatusharjoituksessa yritys päivittää nettisivujensa sisältöä seuraavasti tyypillisen vuoden aikana. Alla olevassa vertailussa näkyvät keskimääräiset yksittäisiin päivityksiin kuluvat kokonaistyöaika-arviot helppokäyttöisellä ja vaikeammalla julkaisujärjestelmällä.
| Päivitys | Kpl/vuosi | Työaika, kun järjestelmä on helppo | Työaika, kun järjestelmä on vaikea |
|---|---|---|---|
| Tuotetiedon muutos | 50 | 30 min | 1,5 h |
| Uuden tuotesivun luonti | 10 | 1 h | 3 h |
| Uutinen | 30 | 30 min | 1,5 h |
| Blogikirjoitus | 15 | 45 min | 3 h |
| Jälleenmyyjän yhteystiedon muutos | 30 | 15 min | 1 h |
| Verkkokaupan tuotemuutos | 40 | 30 min | 2,5 h |
| Yrityssisältöjen päivitys | 5 | 15 min | 1 h |
Näin muodostuvat päivityksiin kuluvan työajan kokonaiskustannukset
Helppokäyttöinen julkaisujärjestelmä
90 työtuntia vuodessa x 30 €/tunti = 2 700 €/vuosi
Vaikea julkaisujärjestelmä
330 työtuntia vuodessa x 30 €/tunti = 9 900 €/vuosi
Kustannusero 1 vuodessa 7 200 €
Kustannusero 4 vuodessa: 28 800 €
Tässä esimerkissä helpompi julkaisujärjestelmä säästää siis työaikaa 7 200 euron edestä vuodessa. Nettisivujen tyypillisen neljän vuoden elinkaaren ajalla säästöä kertyy 28 800 euroa.
Helppokäyttöinen julkaisujärjestelmä tuo säästöjä myös pienemmän koulutustarpeen kautta. Ne voi laskea yllämainittujen lukujen päälle. Ja tässä siis kyse on tilanteesta, jossa vain kolme ihmistä käyttää työaikaansa nettisisällön päivittämiseen.
Helppokäyttöisyyden tulisi olla keskeinen järjestelmän valintaperuste
Julkaisujärjestelmän valinta on suuri taloudellinen kysymys. Olennaisinta ei ole itse järjestelmän, vaan sen käyttöön kuluvan työajan hinta. Helppokäyttöisyys on todellinen valintaperuste harvassa tarjouskilpailussa. Mitä kauempana julkaisujärjestelmän hankintapäätöksen tekijä on päivittäjästä, sitä vähemmän ratkaisee helppokäyttöisyys.
Miten julkaisujärjestelmän helppokäyttöisyyttä pystyy arvioimaan
Hyvää käytettävyyttä pystyy kokemuksemme mukaan parhaiten arvioimaan live-demon ja ominaisuuksien esittelyn yhdistelmällä. Myös järjestelmän nykyisten käyttäjien kanssa keskusteleminen on tärkeää. Kaikki tämä vaatii aikaa ja perehtymistä tarjouskilpailuvaiheessa. Aikainvestointi kuitenkin maksaa itsensä nopeasti takaisin. Helppokäyttöisyyden arviointi pelkästään tarjouksia lukemalla on haastavaa.
Juttu jatkuu kuvan jälkeen.
Mitä kauempana julkaisujärjestelmän hankintapäätöksen tekijä on päivittäjästä, sitä vähemmän ratkaisee helppokäyttöisyys.
Lopputulos on kiinni siitä, miten järjestelmällä rakennetaan asioita
Millä tahansa julkaisujärjestelmällä voi rakentaa helposti tai vaikeasti päivitettävät nettisivut. Päivittäjän elämän tekeminen helpoksi aiheuttaa yleensä sivuston rakentajalle enemmän tekemistä. Jos rakentaminen tehdään kiireessä tai tiukalla budjetilla, tämä extratyö jää usein tekemättä.
Yhden sisällön päivittäminen yhteen paikkaan voi säästää dramaattisesti aikaa
Kokemuksemme mukaan yksi julkaisujärjestelmän helppokäyttöisyyden peruspilareista on se, että yksi sisältö päivitetään yhteen paikkaan.
Esimerkiksi yhden tuotteen tekstit, kuvat, liitetiedostot ja tekniset tiedot syötetään kaikki samaan näkymään. Myös määritykset, jotka nostavat tuotteen oikealla tavalla listauksiin, sivustohakuun, nostoihin, etusivulle tai Google-näkyvyyteen tehdään samassa paikassa. Näin yhden sisältökokonaisuuden päivityssessio on merkittävästi lyhyempi kuin, jos sisältöä päivitetään moneen eri näkymään.
Varsinaisen sisällönsyötön lisäksi aikaa on usein tarpeen käyttää sisällön kategorisointiin, julkaisulogiikan määrittelyyn, ajastukseen ja vaikkapa hakukonenäkyvyyden varmistamiseen.
Päivitysnäkymien välillä liikkuminen hidastaa työtä ja altistaa sen häiriöille, jotka johtuvat vaikkapa puhelimen soimisesta. Kun yhden sisältökokonaisuuden päivityksiä tehdään moneen näkymään, kärsii myös päivittäjän kyky hahmottaa kokonaisuuden logiikka.
Nopea kuvien ja liitetiedostojen hallinta tuottaa ajansäästöä
Suuri osa nettisisällön päivittämiseen kuluvasta ajasta vierähtää kuvien ja liitetiedostojen parissa. Kun niiden päivittäminen on suoraviivaista, aikaa säästyy paljon. Erityisesti tehoja saa irti siitä, kun julkaisujärjestelmä käsittelee kuvat automaattisesti oikeaan kokoon ja tuottaa versiot esimerkiksi sisältölistauksia varten.
Varoittavia esimerkkejä julkaisujärjestelmistä riittää
Meillä Karhu Helsingissä on käytännön kokemusta lukuisista julkaisujärjestelmästä. Tälläkin hetkellä Huolenpidossamme on sivustoja noin kymmenessä eri järjestelmässä. Moni niistä on rakennettu muualla kuin meillä.
Jos yksinkertaisen tuotepäivityksen teko nettisivuille vie kaksi tuntia, silloin poltetaan rahan lisäksi myös hermoja.
Löytyy esimerkiksi ruokasivusto, jossa yhden reseptin päivittäminen kestää kolmisen tuntia. Eräälle kuluttajatuotesivustolle lisää uuden tuotteen kahdessa tunnissa, jos häiriötekijöitä ei ole. Ja nämä ajat kuluvat tilanteessa, jossa työn tekee kokenut digisisällön ammattilainen. Nettisivujen päivittäminen ei saisi olla näin vaikeaa.
Karhussa panostamme päivittäjän käyttökokemukseen
Teemme Karhussa kovasti töitä päivittäjän elämän helpottamiseksi. Sujuvan päivityskokemuksen tarjoaminen vie aikaa, mutta se maksaa itsensä takaisin käyttäjien tyytyväisyytenä ja asiakkaallemme kertyvinä kustannussäästöinä. Suosikkijulkaisujärjestelmämme Drupal ja WordPress antavat päivityskokemuksen hiomiseen ykkösluokan mahdollisuudet.
Jos kaipaat nettisivuillesi helpompia päivitystyökaluja ja työn tehostumisen tuottamia tuhansien eurojen kustannussäästöjä, ota meihin yhteyttä.
