Karhulla on asiaa

HEY on oikeasti hyvä sähköpostipalvelu

Kimmo Tapala

Sähköposti on mielettömän kätevä viestintätapa, mutta samalla sen kanssa toimiminen on toisinaan älyttömän turhauttavaa. Lähes jokaisella on työsähköpostin lisäksi vähintään yksi henkilökohtainen sähköpostiosoite roskakäyttöön.

Tuo roskapostiosoite on laari, johon tulee postia suoratoistopalvelun uutuuksista, koska kaksi vuotta sitten rekisteröidyit käyttäjäksi ilmaisen kokeilujakson vuoksi. Sinne tulee tarjouksia hotelliketjuilta, koska ennen koronaa tuli varailtua hotellihuoneita käyttäen tätä sähköpostiosoitetta, kuljetusfirman mainoksia, koska niihin Jarin polttareihin piti saada kuljetus järkättyä, ja ylipäänsä järkyttävä määrä kaikenlaista turhaa tauhkaa, jolla ei tunnu olevan varsinaisesti muuta tehtävää kuin tukahduttaa tuo henkilökohtainen sähköpostilaatikkosi kuoliaaksi. Minkään oikean asian hoitamiseen tällaista postilaatikkoa ei voi käyttää, joten moni turvautuukin tekemään itselleen uuden sähköpostilaatikon, jota alkaa käyttää ”asiallisempien” hommien hoitamiseen – kunnes myös sille postilaatikolle käy samoin kuin edelliselle.

Mielestäni sähköpostipalvelu HEY ratkaisee edellä kuvatun ongelman varsin hyvin ja katkaisee degeneroituvien sähköpostilaatikoiden kierteen. Se myös tarjoaa aikamoisen liudan muita innovaatioita sähköpostin kanssa toimimiseen ja paketoi kaiken toimivaksi ja helppokäyttöiseksi kokonaisuudeksi. HEYllä toki on myös huonot puolensa, joita avaan kirjoituksen loppupuolella, joten pyydän sinua lukemaan tekstin loppuun asti, ennen kuin lähdet harkitsemaan HEYn käyttöä.

HEY = sähköpostilaatikko + asiakassovellus

HEYn kantavana ajatuksena on ollut jättää sähköpostin taustateknologiat ennalleen ja keskittyä sähköpostin haasteiden ratkaisemiseen asiakassovelluksessa. HEYn palvelu onkin käytännössä juuri tuo asiakassovellus – ei hey.com-sähköposti sinällään.

Koska HEY ei tarjoa mitään muutoksia siihen, miten sähköposti toimii palvelinpuolella, ei HEY aseta mitään vaatimuksia hey.com-sähköpostiosoitteiden kanssa toimiville lähettäjille tai vastaanottajille. Kaikki toimii heidän näkökulmastaan niin kuin kaikkien muidenkin kanssa, vaikka sähköpostit toimisivat HEYn käyttäjillä radikaalisti eri tavalla. Tämä on paitsi nerokasta, myös HEYn toiminnan edellytys, sillä tekniset muutokset sähköpostin toimintaan olisi käytännössä mahdotonta saada jalkautettua kaikille maailman sähköpostipalvelimille.

Se, että HEY jättää sähköpostistandardit rauhaan ja ratkoo asiat vain asiakassovelluksessa, ei kuitenkaan tarkoita, että ongelmat ratkottaisiin epätyydyttävällä tavalla tai että hommien kanssa jäätäisiin puolitiehen – ei todellakaan. HEY-asiakassovellus tuo sähköpostiin niin paljon uutta ja hyvää, että muiden sähköpostisovellusten käyttäminen tuntuu sen jälkeen ankealta, työläältä ja hitaalta.

HEY-asiakassovellus tuo sähköpostiin niin paljon uutta ja hyvää, että muiden sähköpostisovellusten käyttäminen tuntuu sen jälkeen ankealta, työläältä ja hitaalta.

Screener seuloo jyvät akanoista

HEYn merkittävin ominaisuus roskapostin kanssa pärjäämiseen on Screener. Aina kun HEY-postilaatikkoon tulee sähköposti tuntemattomalta lähettäjältä, HEY pyytää (melko vähän haittaavalla ilmoituksella) vahvistamaan, haluaako käyttäjä vastaanottaa postia tuolta lähettäjältä. Oletuksena sähköposteja ei siis näy muilta kuin sallituilta lähettäjiltä. Tämä kuulostaa hämmästyttävän yksinkertaiselta mekanismilta, mutta se toimii todella hyvin. Jos siis sähköpostiosoitteesi on jotakin kautta lipsahtanut esim. yhdysvaltalaisen vakuutusyhtiön postituslistalle, voit valita ensimmäisen sähköpostin yhteydessä, että et halua nähdä noita sähköposteja enää jatkossa.

Screenerin kautta pois seulotut sähköpostit tulevat edelleen perille ja toimivat lähettäjän näkökulmasta täysin samalla tavalla kuin muutkin, mutta HEY pitää huolen siitä, että vastaanottavassa päässä sähköpostit eivät tule näkyviin. Tämä eroaa merkittävästi siitä, että klikkaisit esim. postituslistaltapoistumislinkkiä sähköpostin lopussa, sillä tuo klikkaus kertoo lähettäjälle, että postituslistalla oleva osoite on aktiivinen, mikä on erittäin arvokas tieto pahantahtoiselle roskapostittajalle. Tämän lisäksi HEY blokkaa automaattisesti tunnetut seurantamekanismit kaikista sähköposteista (myös Screenerin läpäisevistä), joten esim. avausstatistiikkaa HEYn käyttäjistä ei välity ulkopuolelle.

Asioille on paikkansa – Imbox, Paper Trail ja The Feed

Kun jonkin lähettäjän sähköpostit päästetään Screeneristä läpi, voidaan samalla tehdä karkea jaottelu sille, mihin kolmesta kategoriasta lähettäjän sähköpostit lajitellaan:

  • Imbox (oletus): tärkeät viestit, jotka halutaan lukea. Pääosassa Imbox-näkymässä ovat lukemattomat viestit.
  • Paper Trail: laskut, kuitit, takuutodistukset, sopimukset yms. – tärkeitä olla olemassa, mutta eivät vaikuta jokapäiväiseen kirjeenvaihtoon. Arkistomainen listaus, josta on helppo nähdä viimeaikainen toiminta.
  • The Feed: mielenkiintoiset uutiskirjeet, tiedotteet ja markkinointipostit – kivoja silmäillä sitten joskus, kun on aikaa. Viestit esitetään hyvin visuaalisena, ”loputtomasti” vieritettävänä sisältövirtana.

Kuten ylläolevasta listasta näkyy, kukin kategorianäkymä on räätälöity vastaamaan kategorian tarpeita. Tällä on yllättävän suuri merkitys sille, miltä sähköpostien lukeminen tuntuu. Näistä näkymistä ehdottomasti lähimpänä klassista sähköpostinäkymää on Paper Trail -listaus, jossa viestit näytetään yksinkertaisena listana. Isoimmat parannukset löytyvätkin Imboxista ja The Feedistä.

Imboxin tarkoituksena on nostaa käyttäjän silmille uudet viestit ja jättää kaikki muu ylimääräinen tauhka pois näköpiiristä. Näkymä onkin jaettu pystysuunnassa kahtia: yläosa on pyhitetty lukemattomille viesteille ja alaosa luetuille. Luetut viestit voi lisäksi poistaa kokonaan näkyvistä varsin veikeästi laittamalla ne peittymään kuvalla. Koska Screenerin ja kategorisoinnin ansiosta Imboxiin ei päädy muita kuin oikeasti kiinnostavia sähköposteja, näyttää Imboxin sisältö usein mukavan simppeliltä:

HEY-Imbox

The Feed puolestaan muuttaakin markkinointisähköpostit ja uutiskirjeet sosiaalisen median näkymää muistuttavaksi sisältöseinäksi, jossa pääpaino on visuaalisuudessa ja silmäiltävyydessä. The Feedin kautta erilaisten uutiskirjeiden lukeminen on miellyttävää ja HEY pitää myös kirjaa siitä, mitä posteja The Feediin on ilmestynyt edellisen silmäilykerran jälkeen. Aikaisemman sähköpostiähkyn asemesta tuntuu jopa todella mukavalta saada mielenkiintoista täytettä The Feediin!

Pinot (ei noir)

Yllä olevan ruutukaappauksen alareunassa näkyy kaksi kiinnitettyä sähköpostia. Nämä ovat kaksi pinoa (joista kummassakin on tosin vain yksi sähköposti tällä hetkellä): Reply Later ja Set Aside. Näistä Reply Later on tarkoitettu sellaisille viesteille, joihin halutaan vastata tulevaisuudessa, mutta ei juuri nyt. Set Aside -pinoon puolestaan nakataan sellaiset sähköpostit, joihin halutaan jollakin tavalla palata tulevaisuudessa – ehkä haluat ilmoittautua tapahtumaan tai käydä lukemassa jonkin mielenkiintoisen artikkelin. Koska pinot ovat koko ajan näkyvissä Imbox-näkymän alaosassa, postit eivät pääse lipsahtamaan mielestä.

Aikaisemmin taklasin tätä ongelmaa merkkaamalla posteja lukemattomiksi tai siirtämällä niitä johonkin omaan kansioonsa. Unohdin aina, että olin merkinnyt posteja lukemattomaksi, joten kävin toistuvasti pettymässä, kun oikeasti lukemattomia viestejä ei sähköpostista löytynytkään. Lisäksi muutaman päivän kuluttua lukematon viesti oli jo hautautunut tuoreempien postien alle, joten se piti käydä erikseen jotenkin etsimässä. Kansioihin lajittelu puolestaan ei ratkaissut ongelmaa, koska en muistanut käydä katsomassa kansioita läpi. Lisäksi postit piti siirtää kansiosta toiseen sen jälkeen, kun kategorisointi ei enää ollut relevantti – vaihe, joka unohtui toistuvasti. Pinot ovat tähän äärimmäisen toimiva ratkaisu, koska niillä ongelma ratkeaa toimivasti ja erittäin pienellä työllä.

Isojen tiedostojen lähettäminen

Joskus on tarpeen jakaa isoja tiedostoja muille ihmisille. Sähköpostilla isojen tiedostojen lähettäminen suoraan on käytännössä mahdotonta, koska palvelimet usein blokkaavat isot liitteet. Liitteet myös nostavat helposti sähköpostin roskapostipisteitä, jolloin mailit eivät mene vastaanottajille perille. Toisaalta isoilla liitteillä saa tehokkaasti täytettyä vastaanottajan sähköpostilaatikon, joten isojen tiedostojen lähettäminen sähköpostilla on myös erittäin epäkohteliasta.

Yleinen tapa kiertää nämä ongelmat on käyttää jotakin ulkopuolista palvelua (kuten Dropbox tai WeTransfer), josta saa linkin jaettavaan tiedostoon ko. palvelussa. HEY yksinkertaistaa tätä niin, että isot liitetiedostot jaetaan automaattisesti linkkeinä ja tiedostot jäävät asumaan HEYn palvelimille. On kuitenkin huomattava, että mitään arkaluontoista (tai yhtään siihen viittaavaakaan) ei kannata tällä mekanismilla jakaa, sillä tiedostot jäävät HEYn palvelimille pysyvästi ja ovat käytännössä julkisia, kunhan vain linkki on tiedossa.

Muut elämänparantajat

Yllä avasin hieman mielestäni tärkeimpiä HEYn ominaisuuksia. Näiden lisäksi olen omassa käytössäni huomannut myös seuraavat ominaisuudet tervetulleiksi, ja niitä kaipaan usein muissakin sähköpostiohjelmissa:

  • Merkinnät ja muistiinpanot: HEYssä on mahdollista liittää sähköposteihin lyhyitä merkintöjä ja muistiinpanoja. Nämä tulevat näkyviin niin listauksiin kuin yksittäisten viestienkin näkymiin, joten niistä on helppo pysyä kärryillä ja niillä saa helposti mm. annettua kontekstia viesteille listauksissa.
  • Erillinen näkymä liitetiedostoille: Koska sähköpostilla liikkuu paljon liitetiedostoja, on mielestäni älytöntä, että liitetiedostonäkymiin ei juurikaan ole sähköpostisovelluksissa panostettu. HEYssä on nopea, helposti suodatettava ja silmäiltävä näkymä liitetiedostoihin, jonka kautta sen yhden tietyn kuvan tai PDF:n löytäminen on oikeasti todella yksinkertaista ja nopeaa.
  • Järkevät ilmoitusasetukset: HEY ei oletuksena ilmoita saapuneista sähköposteista. Tämä tarkoittaa, että ilmoituksia ei tarvitse puhelimesta erikseen käydä nappaamassa mistään asetuksista pois päältä, vaan ne voi käydä laittamassa päälle lähettäjä- tai viestiketjukohtaisesti. Lisäksi HEY ei turhaan oletuksena huutele saapuvista sähköposteista myöskään työpöytäsovelluksessa. Kaikkien sovellusten pitäisi toimia näin.
  • Niput: Sähköpostia samalta lähettäjältä tulee usein etenkin toistuvien ostosten yhteydessä. Omalla kohdallani tällainen lähettäjä on VR, joka lähettää sähköpostiini kuitin jokaisesta sarjalipulla maksamastani matkasta. HEY auttaa minua pitämään Paper Trail -näkymäni paljon siistimpänä, kun olen laittanut VR:n kutit menemään automaattisesti yhteen nippuun.
  • Haku: HEYn haku on aina ollut erinomainen ja tämän vuoden puolella se parani entisestään. Haku toimii nopeasti, se etsii kaikesta (viestit, muistiinpanot, merkinnät…) ja hakutuloksien suodattaminen on helppoa.

Hey.comiin on kasattu 32 ”suosituimman” ominaisuuden listaus, josta näitä löytyy vielä lisää: https://www.hey.com/features/

Entäs ne huonot puolet sitten?

Isoin huono puoli HEYssä on luonnollisestikin se, että se on kaupallinen, suljetun lähdekoodin tuote ja sen käyttäminen edellyttää, että HEYn omistajaan, Basecampiin, voi luottaa. Toisaalta HEYn FAQ-sivulla yrityksen pääsy asiakkaiden sähköposteihin sivuutetaan vain toteamalla, että pääsy on, mutta ”eihän me nyt sellaista tehtäisi”. Just joo.

Isohko miinus on myös se, että HEY ei ole kovin edullinen: vuosihinta HEYlle on 99 dollaria. Hyvä puoli tässä on kuitenkin se, että toisin kuin ilmaiset kilpailijansa (etenkin Gmail), HEYn voi ainakin kuvitella olevan vuotamatta sähköpostista kerättyä tietoa ulkopuolelle tai yrittämättä manipuloida käyttäjiään. Ilmaisissa tuotteissa kun se varsinainen tuote on lähes poikkeuksetta käyttäjä itse.

HEYn käyttökokemus on erinomainen ja sovelluksia on kaikilla käyttämilläni alustoilla (macOS, Linux, Android ja iOS) erittäin miellyttävää käyttää. Joitakin bugeja käyttöliittymässä aina toisinaan kuitenkin esiintyy. Lisäksi HEYn valtava ja kaikista muista sähköpostisovelluksista erittäin paljon poikkeava ominaisuuspaletti istuu hiukan ristiriitaisesti varsin pitkälle yksinkertaistettuun käyttöliittymään. Joitakin toimintoja on todella hankala löytää ja harvemmin käytettyjen ominaisuuksien olemassaolon unohtaa kokonaan. Tämä ei toki jokapäiväistä käyttöä haittaa ollenkaan.

HEY vai hei hei?

Mielestäni HEY on suorastaan erinomainen vaihtoehto Gmailille. Olen itse edelleenohjannut kaikki Gmailiin tulevat sähköpostit omaan hey.com-sähköpostiosoitteeseeni ja olen HEYn avulla onnistunut palauttamaan Gmail-tilini näin uudestaan käyttökelpoiseksi. Basecamp on varmasti myös yrityksenä vähemmän limainen kuin Alphabet, vaikka en Basecampinkään haltuun mielelläni itsestäni mitään ylimääräistä tietoa halua luovuttaa. Olen ollut niin tyytyväinen HEYn käyttöliittymään ja elämää helpottaviin pieniin asioihin, että ikävä olisi suuri, jos niistä joutuisin luopumaan.

Tällä viikolla näitä luettiin eniten
  1. Murupolku verkkosivuilla – 6 syytä, joiden takia se on arvokas
  2. Google Analyticsin termit suomeksi
  3. HTTP-virhekoodit – eli mitä näet silloin, jos nettisivu ei toimi kuten odotit
Ota yhteyttä
Tilaa uutiskirje