Olen tehnyt tarjouksia verkkosivuprojekteista suomalaisille yrityksille ja järjestöille parikymmentä vuotta. Sinä aikana olen nähnyt tarjouspyyntöjä, jotka vaihtelevat pituudessa yhdestä lauseesta satoihin sivuihin. Yhtä lavea on ollut skaala tarjouspyyntöjen laadussa.

Hyvin tehtyyn tarjouspyyntöön tulee todennäköisesti myös hyviä vastauksia. Onnistunut tarjouspyyntö kertoo lukijalle, mitä sen kirjoittajat haluavat saada verkkosivuprojektissa aikaan. Se kuvaa riittävässä laajuudessa toisaalta projektin lopputulosta ja toisaalta prosessia, jolla lopputulokseen halutaan päästä.

Seuraavassa on konkreettisia asioita, joita lukijana toivon verkkosivuprojektia koskevalta tarjouspyynnöltä. Jos nämä kaikki ovat mukana, kilpailun lopputulos on tarjouspyynnön kirjoittajan näkökulmasta suurella todennäköisyydellä hyvä.

1. Mitkä ovat verkkosivuprojektin tavoitteet

Tavoitteet ovat verkkosivuprojektin perusta. Ne puuttuvat yllättävän monesta tarjouspyynnöstä. Joskus ehkä siksi, ettei konkreettisia tavoitteita ole. Useammin toivon mukaan ne ovat talon sisällä niin ilmiselviä, että ne jäävät epähuomiossa kirjaamatta tarjouspyyntöön. Tarjouspyynnön lukijaa ilmiselvienkin tavoitteiden listaaminen auttaa paljon.

Esimerkkejä verkkosivuprojektin tavoitteista

  • Käyttökokemuksen parantaminen
  • Liidien tai yhteydenottojen määrän kasvattaminen
  • Tilausten ja myynnin kasvattaminen
  • Kävijämäärän kasvattaminen
  • Visuaalisen ilmeen ja brandin raikastaminen
  • Päivitystyön helpottaminen ja ajansäästö
  • Kustannusten alentaminen
  • Hakukonenäkyvyyden parantaminen
  • Uusien integraatioiden tai toiminnallisuuksien toteutus
  • Teknisen luotettavuuden ja tietoturvan vahvistaminen

Jos tavoitteet pystytään kirjaamaan numeromuotoon, ollaan tavoiteasetannassa huomattavasti keskimääräistä kehittyneemmällä tasolla. Esimerkiksi hakukoneiden kautta tulevien kävijöiden määrän kasvattaminen 20 prosentilla tai liidien määrän tuplaaminen ovat hienoja konkreettisia tavoitteita projektille. Jos tavoitteet esitetään konkreettisina lukuina, toimittaja toivoo niistä voitavan keskustella vielä projektin määrittelyvaiheessa.

Numeroina esitettävät tavoitteet ovat selkeitä ja konkreettisia. Vaikkapa liidien määrän tuplaaminen on haaste, joka on kiinnostavaa ottaa vastaan.

Joskus olen ollut mukana verkkosivuprojektissa, jonka ainoana selkeänä tavoitteena on tuntunut olevan kuluvan vuoden viestintäbudjetin kuluttaminen. Sekin on ymmärrettävä tavoite. Myös se on ymmärrettävää, ettei kyseistä tavoitetta haluta välttämättä kirjata tarjouspyyntöön.

2. Kenelle verkkosivuja tehdään

Verkkosivujen kohderyhmä on tavoitteiden tavoin tärkeä ja helposti itsestäänselvyytenä jalkoihin jäävä perusasia, jonka tarjouspyynnöstä toivoo löytyvän.

Verkkosivuprojektia on syytä lähestyä eri tavoin, mikäli verkkosivujen tärkeimpinä kohderyhminä ovat asiakkaiden sijaan vaikkapa yrityksen omistajat, media tai julkiset päättäjät. Tyypillisellä yrityssivustolla kohderyhmät ovat moninaiset. Tarjouspyynnön lukijalle on hyvä listata ne, ja ottaa ainakin suuntaa-antavasti kantaa kohderyhmien painoarvoihin, esimerkiksi laittamalla ryhmät numerojärjestykseen.

3. Mikä on toimittajan osuus projektista ja miten työskennellään

Tarjouspyynnössä on tärkeää todeta selkeästi, minkälaisiin töihin verkkosivutoimistoa ollaan hakemassa. Kokonaisvaltaisesta avaimet käteen -projektista syntyy erilainen tarjous kuin pelkästä teknisestä toteutuksesta.

Toimittajan vastuulle voi verkkosivustoprojektissa uskoa esimerkiksi seuraavia osa-alueita

  • Määrittelyn johtaminen tai tarkentaminen
  • Nykyistä sivustoa koskevat tutkimukset ja kartoitukset
  • Konseptisuunnittelu
  • Visuaalisuuden ja käyttökokemuksen suunnittelu
  • Tekninen suunnittelu ja toteutus
  • Integraatiot
  • Hakukoneoptimointi
  • Testaus
  • Sisältötiimin koulutus
  • Sisällöntuotanto
  • Sisällönsyöttö
  • Palvelinympäristön tarjoaminen
  • Tietoturva, tuki ja ylläpito projektin jälkeen

Tyypillisessä verkkosivuprojektissa ovat mukana kaikki yllä mainitut osa-alueet. Jos jotkin näistä jäävät tarjouspyynnön ulkopuolelle, on toimittajalle hyvä kertoa, kenen vastuulla ulos jätettävät osa-alueet ovat, vai onko ne tarkoitus jättää tekemättä.

Työnjako-osuudessa voi ottaa kantaa myös siihen, millaisella projektimallilla ja työkäytännöllä halutaan edetä. Tyypillisempää on kuitenkin se, että toimittajan annetaan suositella heille sopivaa projektimallia. Yleensä alan yritykset tekevät töitä sujuvimmin sillä toimintatavalla, josta heillä on eniten kokemusta. Tarjouspyynnössä voi edellyttää, että projektimalli kuvataan tarjouksessa.

4. Onko julkaisujärjestelmällä väliä

Nykyaikaiset verkkosivustot rakennetaan yleensä julkaisujärjestelmällä. Kullakin verkkosivutoimistolla on yleensä yksi tai muutama järjestelmä, joita he suosivat projekteissaan.

Tarjouksen tekemistä yksinkertaistaa, mikäli järjestelmästä on esitetty vaatimuksia tai toiveita. Toisaalta järjestelmän tiukka rajaaminen voi aiheuttaa sen, että muutoin hyviä toimittajia jää kisasta tarpeettomasti rannalle.

Tarjouspyynnössä on hyvä kertoa, mikäli julkaisujärjestelmällä on väliä. Useimmissa tapauksessa olennaisinta on lopputulos ja rakennettava palvelu, eikä sen rakentamiseen käytettävä järjestelmä.

Esimerkkejä julkaisujärjestelmää koskevista vaatimuksista tarjouksessa

  • Projekti toteutetaan Drupalilla
  • Projektissa tulee käyttää avoimen lähdekoodin järjestelmää
  • Julkaisujärjestelmän tulee olla laajasti käytetty
  • Julkaisujärjestelmän tulee olla selkeä ja helppokäyttöinen

Varsinkin menneinä vuosina verkkosivutarjouspyynnöissä esitettiin pitkiä vaatimuslistoja julkaisujärjestelmille alkaen siitä, että järjestelmällä tulee voida tehdä linkkejä ja päivittää kuvia. Tämäntasoinen vaatimusten listaaminen ja niihin vastaaminen vie molemmilta osapuolilta paljon aikaa ja tuo harvemmin vastaavaa hyötyä. Verkkosivuprojektia tarjoavan toimiston osaamiseen kuuluu mielekkään ja toimivan julkaisujärjestelmän tarjoaminen siihen tarpeeseen, jonka asiakas tarjouspyynnössään esittää.

Julkaisujärjestelmän demo kertoo usein enemmän kuin tuhat sanaa tarjouksessa

Julkaisujärjestelmän esittely kertoo usein enemmän kuin tarjoukseen kirjoitetut kuvailut. Jos itse olisin hankkimassa julkaisujärjestelmää, toivoisin sitä tarjoavien toimistojen tulevan pitämään esittelyn. Silloin voisin nähdä, miltä järjestelmä näyttää, ja kysyä saman tien kaikki tärkeäksi kokemani kysymykset suoraan asiantuntijalta.

5. Montako sivupohjaa tai näkymää

Jokainen verkkosivuprojektia koskevan tarjouksen tekijä yrittää hahmottaa, kuinka suuresta projektista on kyse. Se on usein haastava tehtävä. Verkkosivuprojektin suuruudelle ei ole selkeitä ja vakiintuneita mittareita. Itse olen kokenut hyödylliseksi, mikäli tarjouspyynnössä listataan sivupohjat, joita uudelle sivustolle halutaan. Sivupohjien määrä on lähes suorassa suhteessa suunnittelun ja toteutuksen työmäärän kanssa.

Esimerkkejä verkkosivustolla hyödynnettävistä sivupohjista

  • Etusivu
  • Etusivun kevyt kieliversio
  • Uutinen
  • Perusalasivu
  • Tuoteryhmäsivu
  • Tuoteperhesivu
  • Tuotesivu
  • Yhteystietosivu
  • Henkilölistaussivu
  • Teeman tai osion koontisivu
  • Toimipistesivu
  • Kampanjasivu
  • Erilaisten sisältöjen listaussivut

Sivupohja on kuin muotti, jolla voi tehdä tietynlaisella sisällöllä ja rakenteella varustettuja sivuja. Ei yleensä ole keskeistä, montako sivua muotilla tehdään. Toki tarjouksen tekijää helpottaa myös tieto siitä, onko sivustolle todennäköisesti tulossa kymmeniä, satoja vai tuhansia sivuja.

Tarjouspyyntö verkkosivuprojektista, Karhu Helsinki

6. Mitä toiminnallisuuksia vaaditaan ja mitä toivotaan

Toiminnallisuudet ovat oikeastaan kaikkea sitä muuta verkkosivujen kävijälle tarjottavaa, joka ei ole tekstiä, kuva, linkki tai liitetiedosto.

Toiminnallisuuksien tekeminen vaatii usein koodaamista, ja siksi niillä on taipumus vaikuttaa merkittävästi projektin kustannuksiin. Erityisen suuri työmääräpainoarvo on toiminnallisuuksilla, joihin liittyy integraatioita, eli yhteyksiä eri järjestelmien välillä.

Mitä selvemmin toiminnallisuudet listataan ja mitä tarkemmin niitä koskevat toiveet kuvataan, sitä lähempänä tarjouksen loppusumma on projektin toteutuvaa kustannusta.

Toimittajalle on suositeltavaa jättää tilaa ehdotuksille siitä, minkälaisia toiminnallisuuksia kannattaa tehdä ja erityisesti siitä, miten ne tehdään.

Esimerkkejä toiminnallisuuksista verkkosivuille

  • Viesti- ja yhteydenottolomakkeet
  • Tilaus- ja ostamistoiminnot
  • Erilaiset haut, esim. sivustohaku, henkilöhaku tai jälleenmyyjähaku
  • Integraatiot, joilla noudetaan sisältöä muista järjestelmistä, esim. tuotetietoa, avoimia työpaikkoja tai erilaisia raportointitietoja
  • Integraatiot, joilla välitetään tietoa muihin järjestelmiin, esim. CRMään, ERPiin tai markkinoinnin automaatioon
  • Räätälöity analytiikka ja seuranta
  • Sosiaalisen median integraatiot

Tarjouspyynnössä on tärkeää kertoa, mitkä toiminnallisuudet ovat ehdottomia vaatimuksia, ja mitkä ovat mukavia bonuksia. Joustoa projektiin saadaan, jos osa ehdottomista vaatimuksista voidaan tarvittaessa tehdä jatkokehityksenä, eikä suoraan ensimmäisessä vaiheessa.

7. Mikä muuttuu verrattuna nykytilanteeseen

Useimmat yritysten ja järjestöjen verkkosivuprojektit ovat uudistuksia. Jonkinlainen sivusto on siis jo olemassa. Uudistustarjouksen tekijän on luontevaa tutustua nykyiseen sivustoon ja arvioida projektin laajuutta ja suuntaa sen pohjalta.

Uudistustarjouspyynnössä kannattaa kuvata mahdollisimman konkreettisesti ne osa-alueet, joilla uuden sivuston tulisi olla nykyistä sivustoa parempi. Yhtä lailla on arvokasta tietää, mitkä nykyisen sivuston osa-alueet ja ominaisuudet ovat toimineet erityisen hyvin.

8. Kuinka nopeasti halutaan edetä, sekä tarjouskilpailussa että projektissa

Aikataulu on yksi projektin tärkeimmistä reunaehdoista. Tarjouspyynnössä on järkevää tuoda selvästi esiin, millainen aikataulu projektille halutaan. Erityisen tärkeitä virstanpylväitä ovat tarjouksenjättämis-deadline ja tavoiteajankohta uuden sivuston julkaisulle.

Tarjouksen tekijää auttaa, jos aikataulua kuvataan tarkemmin myös projektin välietappien osalta. Onnistumisen edellytykset ovat parhaat niissä projekteissa, joissa lopullinen aikataulu muotoutuu ja sovitaan asiakkaan ja toimittajan avoimella keskustelulla.

Liian tiukka aikataulu on yksi varmimmista tavoista heikentää projektin onnistumismahdollisuuksia. Tyypillisen suomalaisen yrityksen tai järjestön verkkosivustoa ei määritellä, suunnitella ja rakenneta yhdessä tai kahdessa kuukaudessa.

Jos tiukka aikataulu on tarjouspyynnön vaatimus, osa varteenotettavista toimittajista jättää tarjouksen tekemättä. Osa tarjouksen tekijöistä puolestaan tiedostaa jo alunperin, ettei projekti valmistu vaaditussa aikataulussa, ja jättää ongelman ratkomisen siihen vaiheeseen, kun asiakas on jo sitoutunut hankkeeseen heidän kanssaan. Onnistuneen projektin rakentaminen näistä lähtökohdista on haastavaa.

9. Paljonko rahaa halutaan käyttää

Useimmissa verkkosivuprojekteissa on ennalta määrätty budjetti. Verkkosivuja voi rakentaa 500 eurolla, 500 000 eurolla ja kaikenlaisilla budjeteilla siltä väliltä. Harvojen palveluiden kustannukset liikkuvat yhtä suuressa haarukassa.

Tarjouspyynnön tekijän itsensä kannalta voi olla järkevää kertoa tarjouksen tekijälle, minkälaisen kustannusmittaluokan projektia ollaan suunnittelemassa. Mittaluokan kertominen varmistaa, että tarjoukset ovat oikealla hehtaariluvulla. Toisaalta samalla tulee varmistetuksi, ettei paluupostissa saavu merkittävästi esitettyä mittaluokkaa edullisempia tarjouksia. Useimmat verkkosivutarjouspyynnöt eivät kokemukseni mukaan sisällä tietoa budjetista.

Kirjoitin aiemmin blogiimme siitä, mitä verkkosivut maksavat ja mitkä asiat vaikuttavat verkkosivuprojektien kustannusten mittaluokkaan.

10. Minkälaista pitkän tähtäimen suhdetta haetaan

Verkkosivutoimittajilla on monenlaisia yhteistyömalleja projektin jälkeistä aikaa varten. Useimmat toimistot ovat valmiita joustamaan yhteistyömallin rakentamisessa sen mukaan, mitä asiakas toivoo. Verkkosivuprojektia koskevassa tarjouspyynnössä on hyödyllistä kertoa, minkälainen yhteisen työskentelyn malli olisi asiakkaan näkökulmasta optimaalinen.

Esimerkkejä pitkän tähtäimen yhteistyötä koskevista kysymyksistä

  • Toivotaanko toimittajan vastaavan tietoturvasta?
  • Vastaako toimittaja palvelimesta?
  • Tarvitaanko käyttäjätukea sivuston päivittäjille?
  • Halutaanko sivuston ominaisuuksia kehittää jatkuvana prosessina?
  • Onko sivuston päivittämiseen ja hallinnointiin tarve saada apuvoimia?
  • Kaivataanko apua jatkuvassa hakukonenäkyvyyden vahvistamisessa?
  • Minkälainen sopimusmalli on toivottava?

Tarjouspyyntö, joka huomioi kaikki tässä kirjoituksessa mainitut 10 kohtaa, on tarjouksen tekijän näkökulmasta kattava ja selkeä paketti, jonka perusteella syntyy relevantti ja ymmärrettävä vastine.

Suosittelen lämpimästi tapaamaan tarjoajia, kun tarjoukset on saatu ja niistä lupaavimmat on valittu. Olivat tarjouspyyntö ja tarjous minkälaisia tahansa, asiakkaan ja verkkosivutarjoajan yhteensopivuus ja keskinäinen yhteisymmärrys varmistuvat parhaiten kiireettömässä livekeskustelussa.