Digitoimisto ei tarvinnut maaliskuussa loikkaa, mutta kehittyä meidän piti. Muun yhteiskunnan tavoin siirryimme alkukeväästä etätyömoodiin, jossa toimistolla käytiin vain poikkeustapauksissa.

Tekniikka mahdollisti jo valmiiksi pääsyn toimiston seinien ulkopuolelta kaikkeen siihen mihin toimistoltakin. Alana olemme onnellisessa asemassa, sillä paperimappeja ei meillä näy ja varastommekin muodostuu kynistä ja liimalapuista. Kun arkeen tarvittavat asiat sijaitsevat pilvipalveluissa, ei ole väliä, mistä yhteyden niihin ottaa.

Tekniikan sijaan oli tarpeen opetella uusia toimintatapoja

Tekniikan sijaan meillä oli kehittymistä kommunikointitavoissamme. Viestintätekniikka oli jo valmiiksi korkealla tasolla itse tekniikan osalta: pikaviestit kulkivat Slackissa, työnohjaus Jirassa ja tiketöintijärjestelmässä. Mutta miten korvata spontaanit käytäväkohtaamiset ja kollegan pöydän ääressä piipahtamiset, jotka auttamatta jäivät etätöihin siirtymisen myötä vähemmälle?

Pikavideopuhelut ja Teams-kahvihuoneet toivat uusia mahdollisuuksia kohdata kollegoita ilman turhia muodollisuuksia

Miten madaltaa kynnystä työkaverin kanssa sparrailuun, joka erillisten yhteyksien ja työkalujen avaamisten myötä on normaalia työläämpää? Tähän toivat avun pikavideopuhelut. Niitä pystyy käynnistämään helposti ilman kalenterirumbaa ja viestintä on mahdollisimman välitöntä. Vapaamuotoiseen turinointiin apua toivat iltapäivän Teams-kahvihuoneet, jonne halukkaat liittyivät tuttuun kello kahden aikaan. Käsiteltävät aiheet linjoilla olivat aivan yhtä laidasta laitaan kuin toimiston keittiösaarekkeenkin ympärillä.

Sosiaalisen ympäristön muuttuminen vaikutti ihmisiin monin eri tavoin. Kun yksi koki voivansa keskittyä aivan uudella tavalla, toinen koki työtehtäviin tarttumisen kotona vaikeaksi. Kolmas uppoutui työn flow'hun niin, että lounas unohtui ja neljäs muuttui chatissa puheliaammaksi kuin ikinä.

Ajankäytön säännöt menivät uusiksi

Moni huomasi ilokseen, että kun työmatkoihin aiemmin käytetty aika jäi pois, vuorokauteen tuli lisää tunteja. Omaa työtä pystyi rytmittämään tarpeen mukaan. Toisaalta työajan ja vapaa-ajan raja madaltui, kun matka "työpaikalle" kutistui muutamiin metreihin. Riski palata työtehtävien pariin päivän jo päätyttyä kasvoi, kun oli niin helppo vielä hoitaa ihan yksi pieni juttu. Vasta keväällä havahduin työmatkan merkitykseen työajan ja vapaa-ajan rytmittäjänä.

Kollegoiden perheenjäsenistä sai uusia vihjeitä, kun videopalaverissa piipahti taapero muovivasaran kanssa tai kissa hyppäsi olalle. Mutta miten varmistaa säännölliset kohtaamiset, kun ihmiset ovat ympäri Uuttamaata? Esimiehenä vietän kalenteroidusti vartin jokaisen johdettavani kanssa kuukausittain, mutta tämä on vain alhaalla riippuva turvaverkko.

Avointa viestintää kaivataan aina, mutta erityisesti kotikonttoreilta – sellaista, jossa kerrotaan avoimesti sekä hyvät että huonot uutiset oikeassa mittakaavassa. Jaamme tiimipalaverien muistiinpanot chattimme Avoimet muistiot -kanavalle. Ne ovat kaikkien nähtävillä ja tarjoavat keinon kurkata naapuritiimin arkikuulumisia.

Uusia taitoja tarvittiin monessa tilanteessa ja nopeasti

Reippaasti eteen tulleet muutokset aiheuttivat myös omat hikkansa. Uudet tavat toimia vaativat uusia taitoja. Palaveririntamalla vaikeimpia olivat tilanteet, joissa osa on läsnä ja osa etänä. Kokoontumisen fasilitoijalta tällainen vaatii erityistä tarkkaavaisuutta, jotta molemmat yleisöt tulevat huomioiduksi tasapuolisesti ja kokemus on kaikille osallistujille yhteinen. Etätöissä tunteet eivät välity digitaalisten työkalujen kautta samalla tavalla kuin kasvotusten, vaan osallistuminen vaatii keskittymistä ruudun molemmilla puolin.

Korona-arjessa uudenalaisia haasteita on tullut ratkaistavaksi yllättävistä suunnista ja nopealla tahdilla.

Kevät etätöissä

Mielen lisäksi myös keho on ajoittain ollut koetuksella

Entä fysiikka, kun viikot muuttuivat kuukausiksi? Silityslaudan päälle koottu etätyöpiste tarjosi sopivan korkeuden, mutta harvan etätyöpiste vastaa toimistoympäristön ergonomiaa. Sähkösäätöisissä pöydissä on etunsa. Jos pidempiä työrupeamia hoidettiin sohvapöydän ääressä könyten, oireet näkyivät hartiajumeina. Aiheesta muistuttelu toimistochatissa on paikallaan. Läheiset suhteet työterveyshuollon tiimin kanssa ovat tällaisena aikana arvokkaat. Iloinen yllätys oli, että keväällä meillä oli normaalia vuotta vähemmän sairauspoissaoloja. Liekö muutkin pöpöt tarttuneet silloin hitaammin.

Pandemia ei pysäyttänyt toimistomuuttoa tai uusien osaajien löytämistä 

Kesäkuulle ajoitettu toimiston muutto uusiin isompiin tiloihin oli mielenkiintoista toteuttaa aikana, jona fyysistä kanssakäymistä pyrittiin välttämään. Nykyteknologiakaan ei mahdollista vielä kaikkea etänä, mutta lukujärjestykset rakentamalla jokaiselle löytyi rauhallinen aika pakata henkilökohtaiset tavaransa odottamaan muuttokuormaa. Vähitellen olemme asettuneet taloksi ja nyt uudet tilamme Bulevardilla valtion vanhassa virastotalossa tuntuvat ihanilta; tämä on meille sopiva paikka.

Työnhakijoiden haastattelut käynnistettiin virtuaalisesti, mutta prosessin viime metreillä luotimme kohtaamiseen samassa huoneessa.

Ensimmäistä kertaa toteutimme myös rekrytointihaastattelut etänä. Konseptin toimivuus jännitti etukäteen, mutta keskustelut toimivat yllättävän hyvin. Viimeisen kierroksen järjestimme kuitenkin turvavälejä kunnioittaen läsnä, koska aitoa kohtaamista ei vain pysty korvaamaan laadukkaankaan videon välityksellä.

Iloisen rekrytoinnin tuloksena meillä aloitti elokuussa toinen asiakkuusjohtaja Olga Kivikangas. Olgalla on vahva viestintätausta ja hän on jo ehtinyt ravistella meitä erittäin positiivisessa hengessä. Konseptoinnin ja yritysviestinnän ammattilainen Olga tulee näkymään alkavissa asiakasprojekteissa ja vetää alkusyksystä joitakin sisäisiä kehityshankkeitamme.

Ihmisten kohtaamista arvostaa nyt entistäkin enemmän

Entä sitten jatkossa, mikä muuttui? Yhdessä tekemisen voi toteuttaa myös etätyövälineillä, mutta arvostamme henkilökohtaista kanssakäymistä. Siksi tällä hetkellä suunnitelmissa on palata normaaliin, maksimissaan 80-prosenttiseen etätyömalliimme pandemian laannuttua. On mukava kohdata työtovereita kasvotusten vähintään kerran viikossa. Tärkeää on mahdollisuus tehdä työtä etäältä, mutta silti osana tiimiä. Aivan varmasti nyt tunnistamme aiempaa paremmin tilanteet, joissa etätyö toimii hyvin. Samoin toivon meidän olevan viisaita ja hyödyntävän läsnätyötä silloin, kun sille on tilaus.

Lämmintä ja mielenkiintoista alkavaa syksyä!