Uutiskirjeen lähettäminen on muodostunut internetmaailmassa jo perinteikkääksi tavaksi markkinoida ja jakaa tietoa. Se tuntuukin monesti järkevimmältä tavalta tavoittaa laaja yleisö ja tiedottaa väkeä - kirje kilahtaa näppärästi sähköpostilaatikkoon ja siihen voi sisällyttää kaiken tärkeän, mistä haluaa kertoa maailmalle. Siltikin uutiskirjeiden avausprosentit jäävät useimmiten pieniksi ja postituslistoilta poistuu tilaajia jokaisessa kirjelähetyksessä. Uutiskirjeen luomisvaiheeseen sisältyykin monta sudenkuoppaa, jotka on kuitenkin helppo kiertää kaukaa.

Mieti ennakkoon mitä haluat kertoa

Hyvällä kirjeen suunnittelulla vältetään jo isoin kompastuskivi eli kiire. Kaikki mistä haluat uutiskirjeessä kertoa, on hyvä olla olemassa jo ennen kuin uutiskirjettä lähdetään luomaan. Aloita siis sisällöstä verkkokaupassa tai nettisivuilla - luo se, viilaa sitä, tarkista, että se toimii moitteettomasti, äläkä ainakaan muuta sivun url-osoitetta sen jälkeen, kun olet lisännyt sen uutiskirjeeseen. Mikään ei ole nolompaa, kuin saatella käyttäjä ”Sivua ei löydy” -sisältöön uutiskirjeestä - paitsi toki, jos huomaa olevansa kokouksessa ilman housuja. Myöskään keskeneräiselle sivulle ei ole järkevää lisätä linkkejä. Jos aikataulu on tiukka, on parempi harkita, että aihe jätetään pois kirjeestä kokonaan.

Varaa kirjeen tekemiselle ainakin päivä, mutta aloita valmistelut jo viikkoa etukäteen. Lisää kalenteriin muistutus kirjeen valmistelusta - näin ehdit pohtia sitä ainakin ajatustasolla. Kun valmistelut aloittaa hyvissä ajoin, annat armonaikaa myös mahdollisille yhteistyökumppaneille, joilta saatat tarvita materiaalia tai apuja kirjeen kokoamisessa. Viimeistelemätön, kiireellä sutaistu kirje ei hyödytä ketään.

Täytetekstin lisäämistä uutiskirjeeseen kannattaa välttää kirjeen luomisvaiheessa, jotta sitä ei unohdu kirjeeseen mukaan. Tästäkin syystä kirjeeseen tuleva materiaali on hyvä olla olemassa, jo ennen kuin kirjettä koostetaan. ”Pirjon kirjoitus pedarista” antaa lukijalle harhaanjohtavan käsityksen PDF-tiedostosta kopioitavasta talven uutuuksia käsittelevästä sisällöstä.

Testaa, testaa ja testaa

Testaaminen on uutiskirjeissä kaiken a ja o. Testata kannattaa niin kirje, kuin kirjeeseen liitetty materiaali. Uutiskirjepohjia rakentaessa ne testataan toimiviksi kaikilla yleisimmillä sähköpostiohjelmilla, mutta pohjatkaan eivät ole ikuisia, joten kirje kannattaa aina testata etukäteen huolellisesti.

Lähetä testikirje itsesi lisäksi ainakin kahdelle muulle henkilölle oikoluettavaksi. Virhelyönnit ovat siitä viheliäisiä, että niille usein sokeutuu itse. Vasta toinen silmäpari voi huomata suurenkin virheen otsikkotasolla. ”Vihreiden välttely” antaa kovin eri kuvan kirjeen sisällöstä kuin ”Virheiden välttely” - joskin avausprosentti saattaa kohota tietyissä piireissä.

Useampi silmäpari hoksaa myös helpommin tekniset ongelmat kirjepohjassa. Varsinkin, jos testikirjeen vastaanottajat käyttävät erilaisia sähköpostiohjelmia. Yksi tavallinen hajoamiskohta ovat kuvat uutiskirjeessä. Kuvien oikeanlaisen käyttäytymisen voi tietysti taata tekemällä ne valmiiksi uutiskirjettä varten oikeaan kokoon, mutta usein uutiskirjealustoilla voi myös määrittää kuville koon. Kuva, jolla ei ole kokoa saattaa vielä alustalla toimia ja näyttää hyvältä, mutta yks kaks yllättäen kuva onkin täysin eri kokoinen sähköpostiohjelmassa avattuna.

Uutiskirjettä ei kannata lähettää kiireen keskellä

Kellonajalla on väliä

Yksi näppärä kikka taata edes hiukan parempaa avausprosenttia uutiskirjeelleen on ajoittaa kirjeen lähettäminen oikeaan aikaikkunaan. Vaikkakin melkeinpä kaikilla sähköpostin suurkuluttajilla löytyy sähköpostikansio myös puhelimesta, joka kulkee jatkuvasti taskussa, ei kirjeen avaaminen kuitenkaan välttämättä kiinnosta enää perjantai-iltana saunan jälkeen. Toki tämä riippuu kovasti kohdeyleisöstä - saunakivikauppias voi hyötyä ajankohdasta, jolloin saunominen on kuumimmillaan.

Uutiskirje kannattaa yksinkertaisesti lähettää silloin kun ihmiset ovat töissä. Kuulostaa yksinkertaiselta, eikö vain? Tähänkin yhtälöön kuuluu silti nyrkkisääntö: uutiskirje on parasta lähettää tiistain ja torstain välisenä aikana ennen kello kolmea iltapäivällä, mutta ei lounasaikaan.

Maanantai ei ole optimaalinen kirjeen lähetyspäivä, sillä silloin sähköpostilaatikot ovat pullollaan viikonlopun viestejä ja tekemistä riittää muutenkin. Perjantaisin viimeistellään viikko ja lähdetään ehkä muutamaa tuntia aiemmin viikonlopunviettoon. Tilastollisestikin nämä päivät saavat yleensä heikommat avausprosentit. Viikonloppua ei nyt edes mainita, sillä silloin varsinkaan työsähköposteja ei kovinkaan moni mielellään selaile. Toki tässäkin täytyy muistaa markkinointikohde.

Kirjettä ei välttämättä kannata ajoittaa lounasaikaan eli noin kello 11-13 välisenä aikana. Kirje saa parhaan avausprosentin, kun vastaanottaja on aktiivisesti sähköpostin äärellä. Siitäpä syystä myöskään myöhäinen iltapäivä ei ole optimaalinen kirjeen avausprosentin kannalta.

Tavoittele autenttista yleisöä

Kaikkein oleellisin asia uutiskirjeellesi on kuitenkin sen yleisö, ja se että yleisö on oikeasti kiinnostunut kirjeesi sisällöstä. Käyttäjä, joka on itse tilannut uutiskirjeen, avaa kirjeesi todennäköisemmin, kuin Tompan pöytälaatikosta kaivaman postituslistan jäsen vuodelta 2005 - paljon todennäköisemmin sähköpostiosoite on myös vielä olemassa.

Uutiskirjetilaus kannattaakin tehdä mahdollisimman helpoksi ja näkyväksi sivustolta tai paikasta, jossa uskot kiinnostuneen kävijän vierailevan. Autenttiset tilaajat takaavat myös maineesi pysymisen puhtaana. Korkea poistumisprosentti postituslistalla lyhyessä ajassa, johtaa nopeasti mustalle listalle ja tilisi kirjealustalla jäihin. Myös korkea prosentti toimimattomia osoitteita tekee hallaa kirjealustan paveluntarjoajan maineelle, mistä syystä palveluntarjoajat jäädyttävät tilit varsin vikkelään.

Älä spämmää!

Spämmi eli virtuaalipurkkiliha, jonka syvistä saloista olen aiemmin kirjoittanut täällä, muodostuu jatkuvasti internetin vitsaukseksi. Moni ihminen kokeekin nykyään kaikki uutiskirjeet turhaksi roskapostiksi, vaikka kirjeen sisältö saattaisi ollakin hyödyllinen tilaajalle.

Mieti tarkkaan tarvitsetko uutiskirjettä oikeasti. Onko kohdeyleisösi sellainen, joka todennäköisesti käyttää sähköpostia aktiivisesti ja avaisi kirjeen sellaisen saadessaan? Onko aiheesi niin tärkeä, että siitä on parasta informoida kiinnostuneita heti kirjeessä, vai löytävätko kiinnostuneet tiedon muuta kautta? Pitääkö kirje lähettää kaksi kertaa viikossa vai riittäisikö kuitenkin kerran kuussa tai harvemmin?

Me internetnatiivit olemme nirsoa sakkia, jota on vaikea miellyttää - kuulun itsekin siihen ihmisjoukkoon, jolla on yli 7000 avaamatonta sähköpostia loistavia juuri minulle räätälöityjä tarjouksia ja tiedotteita pullollaan. Mieti siis tarkkaan mitä lähetät ja milloin - näin toivottavasti tavoitat parhaan yleisösi!