Till projektchefens främsta uppgifter hör att vägleda teamet till dess gemensamma mål, men på vilket sätt ska man göra för att väcka iver och motivation hos alla enstaka individer i teamet? Syftet med denna bloggartikel är att dela med mig av verktyg, som jag själv märkt, har en betydande roll vid samarbete och inom positionen som projektchef.

Personligen tycker jag att det är otroligt viktigt att kundens önskemål och behov tas i beaktande, vilket i sin tur formar teamets arbete. Teamets främsta uppgift och mål är trots allt att kunna leverera en slutprodukt som ger kunden ett extravärde. Projektchefens roll inom projektarbete kan beskrivas på följande sätt – se till att projektet kvalitativt slutförs inom en given tidsram och att den överenskomna budgeten inte överstigs. Detta är dock inte allt. Det absolut viktigaste är att med ansvar se till att alla medlemmar i teamet har motivation och god vilja att göra ett bra jobb samt tillsammans föra projektet i mål.

Utnyttja teamets styrkor och svagheter

Det väsentliga med att bygga upp ett effektivt samarbete i samband med att nå målet med projektet är förmågan att kunna utnyttja teamets svagheter och styrkor.  Projektchefens uppgift är att identifiera dessa och utnyttja dem i själva arbetsprocessen. Mitt tips är att dela upp arbetsuppgifterna mellan teammedlemmarna efter kunnande och intresse. I korthet: alla har vi olika färdigheter och kunskap som gynnar utförandet av varierande arbetsuppgifter. Före projektet drar igång kan det vara lönsamt att ta en diskussion med teamet och ta hänsyn till de önskemål som läggs fram. Kom ihåg att även om alla inte kan allting så kan vi lära oss av varandra och likaså stödja varandras utveckling genom att dela med oss av varandras kunnande.

Våga ge ansvar

Teamet och dess enskilda medlemmar skall ha huvudansvaret över arbetet. Genom att ge möjlighet till detta är det även lättare för alla teammedlemmar att bära ansvar och känna friheten att göra självständiga beslut. Trots allt ansvar ska man inte glömma det huvudsakliga med teamarbete – att jobba tillsammans och göra gemensamma beslut. En miljö med ansvar och frihet medför möjligheter till nytänkande och idéer för utveckling.

Kommunicera

Kommunikation kan betyda flera olika saker och skiljer sig t.ex. då det handlar om kommunikation med kunder och kommunikation mellan teammedlemmar. Oberoende av situationen och vem kommunikationen riktar sig till ansvarar projektchefen för att hålla dialogen öppen och att den ska löpa smidigt.

Statusmöten är ett hjälpmedel för att hålla teamets alla medlemmar medvetna om hur projektet framskrider. Även kunden skall hållas uppdaterad gällande status och möjliga ändringar i projektplanen. Då ett projekt är slutfört är det bra att ordna en avslutande palaver där alla i teamet får dela med sig av sina åsikter och tankar kring vad som gjordes bra och vilka saker som skulle kräva utveckling med tanken på framtida projekt.

Kommunikation innebär även feedback. Alla i teamet, både enskilt och tillsammans, har rätt att få konstruktiv feedback med jämna mellanrum. Detta är viktigt med tanke på personlig utveckling, både kunskapsmässigt och för välmåendets skull. Projektchefen har ansvar över att ta hänsyn till de enskilda personernas känslor gentemot arbetsvardagen samt att hitta lösningar ifall det uppstår jobbiga situationer inom arbetet.

Peppa!

Denna del är enligt mig den viktigaste punkten. Projektchefens uppgift är att motivera, peppa samt försöka skapa en gemenskap och bra sammanhållning inom teamet. Såklart har teamet i slutändan ansvaret över den allmänna fiilisen och gemenskapen, men jag anser att projektchefens roll är att betona och jobba för den positiva andan inom teamet. Dvs.: Lyft fram varandras bästa sidor samt uppmuntra och stöd varandra i arbetet.

En miljö med ansvar och frihet medför möjligheter till nytänkande och idéer för utveckling.