Yritysten ja organisaatioiden nettisivuja uudistetaan keskimäärin 3-5 vuoden välein. Vaikka sivuston tekniset ratkaisut olisivatkin kestävällä pohjalla ja ajanmukaiset, visuaalinen ilme ei sitä välttämättä ole. Kun visuaalista ilmettä lähdetään uudistamaan, samalla on hyvä tilaisuus miettiä laajempaakin uudistusta.

Kun päätös uudistuksesta on tehty, sivuston määrittelypalaverit käyty, uusi visuaalinen ilme hyväksytty ja uuden sivuston julkaisulle asetettu deadline (tyypillisesti vähintään puolen vuoden päässä), voidaan työt aloittaa. Sen lisäksi, että sivuston tekninen toteutus pääsee käyntiin, on hyvä aloittaa heti myös uudistettavan sivuston sisällön tarkempi suunnittelu ja tarvittavan uuden sisällön eli tekstien ja kuvien tuottaminen.

Sisällöntuotanto ei ole synonyymi sisällönsyötölle

Ilman sisältöä ei ole sivustoa. Uudistusprojektin aikatauluun tulee varata aikaa myös sisällön syöttämiseen uudelle sivustolle. Jotta tämä vaihe sujuisi sutjakasti, tulisi kaiken sisällön olla valmiina, kun sisällönsyöttö alkaa. Jos vasta tässä vaiheessa aletaan miettiä mitä millekin sivulle laitetaan, voidaan aiotulle julkaisupäivämäärälle heittää hyvästit. Kokemuksemme mukaan sisällönsyöttövaihe on uudistusprojektien yleisin julkaisua viivästyttävä asia.

Tekstisisältö ja kuvat

  • Tarkista olemassa olevat tekstit. Muista myös kieliversiot!
  • Tee tarvittavat muokkaukset ja tuota tarvittaessa kokonaan uutta sisältöä.
  • Varmista, että jokaisella sisällöntuottajalla on tiedossa aikataulu ja että vastuunjako on selkeä.
  • Kun siirrät sisältöä copy-paste-menetelmällä, tarkista, että tekstissä olevat linkit tulee tehtyä oikein ja että kohdesivut toimivat.
  • Kiinnitä erityishuomioita sivuston sisäisiin linkkeihin ja varmista, että ne ovat nimenomaan uuden sivuston linkkejä, eivätkä vanhoja kopioituja linkkejä tai testiympäristön osoitteita.
  • Oikolue valmis sivu ja varmista, ettei sinne jää muistiinpanoja kuten "tähän kuvat" tai "lisää tähän uusi teksti".
  • Tarkista olemassa olevien kuvien laatu ja määrä.
  • Kuvauta tai hanki uusia kuvia.
  • Nimeä kuvatiedostot selkokielellä ja hakukoneystävällisesti.
  • Kun viet kuvia uudelle sivustolle, lisää niille vaihtoehtoinen teksti (alt text). Se auttaa hakukoneita ja ruudunlukuohjelmia.
Varaa aikaa sisällöntuotannolle

Sisältömatriisi apuna sivustouudistuksessa

Projektinhallinnan apuna kannattaa käyttää sisältömatriisia tai Excel-taulukkkoa, johon luodaan uuden sivuston rakenne ja laitetaan jokainen sivu omalle paikalleen rakenteeseen. Matriisi sopii erityisesti sisällöntuotannon ja -hallinnan apuvälineeksi, koska jokaiselle sivulle voi halutessaan määrittää vastuuhenkilön ja aikataulun. Sivujen valmistumista on helppo seurata, kun kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta.

Sisältömatriisissa on myös tarkoitus listata jokaisen sivun sen hetkinen URL-osoite ja vastaava uusi osoite. Tällöin se toimii sivuston julkaisuvaiheessa tehtävien uudelleenohjausten apuna.

Uudelleenohjaukset auttavat hakukoneita ja kävijöitä löytämään sivuston

Sivustouudistuksessa sivuston rakenne muuttuu ainakin osittain lähes aina. Tämä tarkoittaa, että myös sivujen URL-osoitteet muuttuvat. Jotta hakukoneet ja kävijät löytäisivät perille myös silloin, kun yrittävät mennä vanhaan osoitteeseen, tulee uudelleenohjausten olla kunnossa.

Uudelleenohjaus on kuin muuttoilmoitus, jossa jokaiselle vanhan sivuston sivulle on määritetään uusi osoite. Sen ansiosta internetin syövereissä olevista vanhoista linkeistä pääsee perille uuteen osoitteeseen eikä kävijä saa eteensä turhauttavaa ilmoitusta ”sivua ei löydy”. 301-uudelleenohjaus on myös ainut tapa, jolla sivulle kertynyt "hakukonearvo" saadaan siirrettyä uudelle sivulle.

Pieni vinkki: virhetilanteet kannattaa ennakoida ja laatia myös virhesivu sellaiseksi, joka ohjaa kävijää eteenpäin oman sisällön pariin. Positiivinen kokemus vähentää harmitusta.

Hakukoneista vielä sen verran, että ne toimivat omaan tahtiinsa. Ei siis kannata ihmetellä, jos heti uuden sivuston julkaisupäivänä tai edes seuraavalla viikolla Googlen hakutuloksissa ei ole uusia osoitteita näkyvissä. Ne päivittyvät sinne kyllä heti kun hakukone on ne saanut käsiteltyä. Vanhat linkit toimivat kyllä, kun uudelleenohjaukset on tehty oikein.

DNS-nimipalvelu – kuka ja millä aikataululla

DNS-nimipalvelu vastaa verkkotunnusten ohjausten ylläpidosta. Se on yleensä joku muu kuin sivuston rakentanut taho. Nimipalvelun ylläpitäjä kannattaa selvittää ajoissa ennen uuden sivuston julkaisua, koska heitä tarvitaan siihen, että sivuston domain saadaan ohjattua uuteen IP-osoitteeseen. Nimipalvelun ylläpitäjältä tulee selvittää myös TTL-arvo (Time to Live) eli kuinka nopeasti domainin ohjauksen jälkeen uusi sivusto näkyy.  Siihen kuluva aika voi olla minuutteja tai jopa päiviä.

Muista myös listata kaikki mahdolliset domain-osoitteet, joista liikennettä ohjataan sivustolle. Ne täytyy kaikki kääntää menemään uuteen osoitteeseen eli uudelle sivustolle. Unohtamatta lyhytosoitteita tai markkinointiurleja.

Aikataulu ja kommunikointi

Vaikka kuinka tuntuu, että puoli vuotta on ikuisuus, se kuluu yllättävän nopeasti, kun tehtäviä aletaan pilkkoa ja aikatauluttaa. Kannattaa myös pitää mielessä mitä on sivuston visuaalisen ilmeen suunnitteluvaiheessa hyväksynyt. Muutoksia voi toki aina tehdä, mutta niillä on lähes aina joko kustannus- tai aikatauluvaikutus. Mitä myöhemmässä vaiheessa asioita muutetaan, sitä enemmän teknistä työtä yleensä aiheutuu.

Aikataulun loppuun jätetään aina aikaa testaukselle. Siitä syystä ihanteellista olisi, jos sivuston sisältö olisi paikoillaan noin viikko ennen julkaisupäivää.  

Omat ajatukset sivuston toiminnallisuuden suhteen kannattaa tuoda ilmi ja kommunikoida alusta asti selkeästi. Kun uutta sivustoa aletaan rakentaa, ei ole olemassa mitään oletusasetuksia, vaan kaikki rakennetaan määrittelyvaiheessa yhdessä sovittujen speksien mukaan.

Muuta tähän aiheeseen liittyvää luettavaa:

Onnistuneen nettisivuprojektin aakkoset
Nettisivujen sisällöntuotannon kolme kompastuskiveä
Uudelleenohjaus on virtuaalinen muuttoilmoitus
Http-virhekoodit eli mitä näet silloin, jos nettisivu ei toimi kuten odotit