Olemme 20 vuoden aikana osallistuneet satoihin tarjouskilpailuihin, joissa etsitään digitoimistoa rakentamaan ja kehittämään nettisivuja. Valtaosin ne ovat olleet taitavasti johdettuja prosesseja - sellaisia, joiden tuloksena on kaikki syyt olettaa löytyvän hyvä digitoimisto kumppaniksi vuosiksi eteenpäin.

Silloin tällöin vastaan tulee kuitenkin kilpailutuksia, jotka ovat vajavaisesti suunniteltuja ja johdettuja. Joskus tuntuu siltä, kuin asiakas ampuisi itseään jalkaan. Meidän on toimistona vaikea motivoitua osallistumaan tällaisiin kilpailuihin, vaikka voiton mahdollisuus tuntuisi etukäteen hyvältä. Jos tarjouskilpailu vedetään läpi kehnosti, eivät ennusmerkit varsinaisen yhteistyön sujumiseen lupaa hyvää.

Digitoimistojen kilpailuttaminen ei ole ylivoimaisen monimutkaista eikä vaadi alan osaamista.  Pitkälle pääsee, kun muistaa seuraavat 7 asiaa. Ja nämä siis tilanteessa, jossa haetaan digitoimistoa uudistamaan tai rakentamaan nettisivuja. Ja vieläpä silloin, kun kisaan on jo löydetty sopiva määrä varteenotettavalta tuntuvia toimistoja. Kandidaattien etsimisestä voisi kirjoittaa oman artikkelinsa.

1. Määritä ja viesti ylätason tavoitteet

Ennen varsinaista tarjouskilpailua on tarpeen keskustella sisäisesti siitä, mitä projektilla tavoitellaan ja mitä kumppanilta toivotaan. Mielekkäät nettiprojektin ja digitoimistokumppanuuden tavoitteet pohjautuvat yrityksen yleisiin tavoitteisiin. Myynnin lisääminen, kulujen alentaminen, brandin vahvistaminen ja asiakaspalvelun parantaminen ovat esimerkkejä. 

Kun tavoitteet on päätetty, ne tulee myös kertoa tarjouspyynnössä. Tämä voi tuntua ilmiselvältä, mutta useissa kilpailuissa tavoitteet tuntuvat unohtuneen tai ainakin ne ovat siinä määrin luottamuksellisia, ettei niitä voida kertoa toimittajakandidaateille.

2. Kerro mitä haluat

Tämä on helpommin sanottu kuin tehty. Tarjouspyynnössä pitäisi välittää riittävällä tarkkuudella tieto siitä, mitä nettisivuille halutaan. Olemme kokeneet tehokkaaksi kartoittaa projektin laajuutta sivupohjia (esim. uutinen, tuotesivu, tuotekategoriasivu) ja toisaalta toimintoja (esim. palautelomake, hintalaskuri) listaamalla. 

Kannattaa myös miettiä, mitä nykyisillä sivuilla on, mitä ominaisuuksista halutaan myös uudistetuille sivuille ja mitä kokonaan uutta ja parempaa tarvitaan. Vaikkapa mobiilikäytettävyyden ja hakukonenäkyvyyden vahvistaminen ovat esimerkkejä parannuksista. 

Mitä useammin tarjouspyyntö vastaa kysymykseen "Miksi?", sitä helpompaa on tarjota ratkaisuja, joista on oikeasti hyötyä.

3. Kysy kysymyksiä, jotka ovat olennaisia

Kun olet löytänyt tarjouskilpailuun asiansa osaavia digitoimistoja, heiltä ei tarvitse kysyä jokaisesta sivuston ja julkaisujärjestelmän yksityiskohdasta. Hyvä toimisto osaa tarjota järkevän kokonaisuuden. 

Kysymysten muotoilu ja erityisesti vastauksiin perehtyminen vie yllättävän paljon aikaa

Ylettömän yksityiskohtainen tarjouspyyntö voi myös karsia kisasta sellaisia osallistujia, joilla on paljon työtä ja joiden on priorisoitava tarjouspyyntöjä. Tällaiset suositut toimistot voivat olla kumppanina potentiaalisimmasta päästä.

Ääriesimerkki ovat joidenkin tarjouskilpailujen 300 kohdan kysymyslistat, joissa tiedustellaan vaikkapa sitä, voiko julkaisujärjestelmässä luoda linkkejä.

4. Puhu toimistojen kanssa

Palaverit vievät aikaa, mutta mitä enemmän keskustelet toimittajakandidaattien kanssa, sitä enemmän hyödyt. Keskustelusta pitäisi jäädä käteen kaksi asiaa:

  1. Onko toimisto oikeasti kiinnostunut teistä
  2. Onko heillä hyödyllisiä ideoita ja ajatuksia. 

Kun kiinnostusta ja ideoita löytyy, hyvä fiilis ja yhteinen tekemisen meininki löytyvät kuin itsestään. Toimittajatapaamiset ovat myös täydellinen tilaisuus ideoiden haalimiseen eri tavoin ajattelevilta toimistoilta ja ihmisiltä.

 

Mitä tarkemmin nettisivuprojektin aikataulu jaetaan osiin, sitä konkreettisemmaksi tulee ymmärrys tarvittavasta ajasta. Samalla aikataulu muotoutuu realistisemmaksi. 

Digitoimistotarjouskilpailu

5. Kysy hintaa ajoissa

Optimitilanteessa toimittajien kanssa voi keskustella ennen tarjousten pyytämistä. Alustavaa hinta-arviota kannattaa kysyä rohkeasti. 

Kun kissa nostetaan pöydälle mahdollisimman nopeasti, tarjouksia saadaan sellaisilta toimistoilta, jotka ovat budjettiin sopivassa hintaluokassa. Toisaalta ensimmäinen hinta-arvio kertoo, onko toimistolla ja sen yhteyshenkilöllä selkeä käsitys projektin laajuudesta ja luonteesta.

6. Vaadi aikataulu, mutta älä hirttäydy siihen

Tarjouspyyntöön on hyvä kirjata aikataulutoive. Erityisen tärkeää on pyytää toimistoa kuvaamaan projektin aikataulu ja eteneminen mahdollisimman tarkasti ja toimiston näkökulmasta realistisesti. 

Mitä tarkemmin nettisivuprojektin aikataulu jaetaan osiin, sitä konkreettisemmaksi tulee ymmärrys tarvittavasta ajasta. Samalla usein huomataan, että projektiin tarvitaan enemmän aikaa kuin alunperin oletettiin. Osaavan toimiston pitäisi myös pystyä arvioimaan, paljonko asiakkaan aikaa kuluu projektin eri vaiheissa. 

Kokemuksemme mukaan digiprojektien tärkein onnistumisen edellytys on selkeä ja yhteisesti hyväksytty aikataulu, joka joustaa silloin, kun se on kokonaisuuden kannalta järkevää.

7. Katso mitä ja miten maksat

Tarjouksesta pitäisi käydä selvästi ilmi, mitä projekti maksaa. Asiakkaan kannalta on lähes poikkeuksetta eduksi, että toimittaja sitoutuu tekemään tietyt asiat tiettyyn hintaan. Hinnasta on tärkeää keskustella, erityisesti jos tarjouksen perusteella on vähänkään epäselvää, mitä tarjous sisältää ja mitä ei.

Maksuehdot voivat olla hintaakin tärkeämmät. Mitä suurempi osa kustannuksista maksetaan projektin valmistuttua hyväksytysti, sitä vahvempi on toimiston motivaatio saada aikaan valmista ja laadukas lopputulos. Jos aluksi vain laitetaan kello raksuttamaan, on toimistolla intressi pitää projekti käynnissä mahdollisimman pitkään.

Konsultit helpottavat kilpailuttamista

Suomessa on useita osaavia konsulttitoimistoja digitoimistokilpailutusten johtamiseen. Heiltä saa tarjouskilpailun läpivientiin huomattavasti laaja-alaisempaa tietoa kuin mitä tämä lyhyt kirjoitus kykenee tarjoamaan. Jos etsit konsulttia digitoimistojen kilpailutukseen, laita meille viesti tämän sivun lomakkeella. Kerromme pari hyvää ja puolueetonta (oikeasti!) nimeä.